檔案搜集、檔案收拾、檔案價(jià)值判定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案核算、檔案批改和研討、檔案供給運(yùn)用。檔案實(shí)體管理分搜集、收拾、判定、保管、核算等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、批改文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參閱資料構(gòu)成，信息輸出由供給閱覽、仿制、咨詢、函調(diào)、外借以及出書(shū)、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理體系及其子體系在運(yùn)轉(zhuǎn)中都構(gòu)成反饋機(jī)制。跟著檔案管理現(xiàn)代化的展開(kāi)，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)發(fā)作新的影響。檔案管理的終意圖是供給檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理體系的結(jié)構(gòu)即依據(jù)這一意圖而設(shè)置。其間每項(xiàng)工作都必不行少，并有必定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)全體，為完結(jié)檔案管理體系全體功用而發(fā)揮各自的效果，一同也彼此關(guān)聯(lián)、彼此束縛。例如價(jià)值判定工作有時(shí)與搜集、收拾工作結(jié)合進(jìn)行，乃至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步判定。

相片檔案的貯存數(shù)字化后的老相片除在電腦上保存便于運(yùn)用外，還應(yīng)該運(yùn)用其它介質(zhì)脫機(jī)保存并定時(shí)查看以確保數(shù)碼相片的安全。數(shù)碼相片載體的保管參照電子文件的管理規(guī)矩，要確保數(shù)碼相片信息的原始性、實(shí)在性，一般選用只讀光盤(pán)進(jìn)行貯存，以防批改。數(shù)碼相片光盤(pán)應(yīng)該刻錄一式三份，一份供查閱運(yùn)用，一份封存保管，一份異地保存。關(guān)于醫(yī)院這種單位，構(gòu)成的相片數(shù)量不多，數(shù)碼相片的保存一年刻錄一張光盤(pán)即可，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤(pán)盒裝后在盒上標(biāo)明相關(guān)信息，如數(shù)碼相片的起止檔號(hào)、對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)相片的冊(cè)號(hào)、貯存格局類型等。一切光盤(pán)應(yīng)寄存在防滋柜中，倉(cāng)庫(kù)溫度操控在17℃~20℃，相對(duì)濕度操控在35℃~45℃。數(shù)碼相片的光盤(pán)一般每四年轉(zhuǎn)存一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采納辦法，確保數(shù)碼相片檔案的滿有把握。五、老相片檔案數(shù)字化管理后的運(yùn)用(一)運(yùn)用老相片檔案樹(shù)立院史教育的基地。許多醫(yī)院為了宏揚(yáng)前史文明，樹(shù)立院史館，作為職工院史教育基地。數(shù)碼相片可重復(fù)運(yùn)用的特色為院史館的樹(shù)立供給了便當(dāng)，醫(yī)院老前輩艱苦創(chuàng)業(yè)時(shí)期留下的老相片，通過(guò)院史館展出，讓醫(yī)院前史文明大放光彩，職工深受教育，天然發(fā)作對(duì)前輩們創(chuàng)業(yè)精力的敬仰和對(duì)當(dāng)時(shí)新日子的珍惜；對(duì)外來(lái)的賓客來(lái)說(shuō)，院史館展現(xiàn)了醫(yī)院展開(kāi)的光芒進(jìn)程和源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的深厚前史文明給他們留下深入印象，老相片的運(yùn)用讓院史館聚前史性、藝術(shù)性、文明性為一體，令每個(gè)參觀者都感到是一種精力的洗禮。(二)通過(guò)OA網(wǎng)運(yùn)用和公布老相片檔案。

可是電子檔案在記載辦法上有許多不同于其它載體檔案的特性：1、依托性和不行識(shí)別性。電子檔案要依托于核算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)體系，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是選用人工可識(shí)讀的記載符號(hào)，人能夠直接讀出；而運(yùn)用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案選用的是數(shù)字代碼，只要憑借核算機(jī)解碼，才干轉(zhuǎn)化成人可識(shí)讀記載。信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤(pán)、磁帶仍是光盤(pán)，其存儲(chǔ)量大大高于曩昔的各種信息介質(zhì)，特別是光盤(pán)，有"海量存儲(chǔ)"之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可削減檔案的存儲(chǔ)空間，便于寄存。3、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記載信息的載體是紙，改動(dòng)的是紙張標(biāo)準(zhǔn)的大?。?6k、18k），但電子檔案載體有磁盤(pán)、有磁帶、光盤(pán)等，出現(xiàn)多樣性。4、信息同享性。傳統(tǒng)檔案因?yàn)槭茉氖`，在同一時(shí)刻只能有一個(gè)用戶運(yùn)用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但電子檔案能夠人在異地，在同一時(shí)刻，多人不受空間的束縛，一同同享同一信息，在完結(jié)了局域網(wǎng)和上了intetnet網(wǎng)后，人們?cè)诠ぷ魇?、家中就能夠運(yùn)用檔案信息了。5、信息與載體之間的可別離性。電子檔案的信息不具有固定的物理方位，能夠以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可別離性構(gòu)成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于仿制、傳輸、便于異地調(diào)閱或構(gòu)成文件。通過(guò)剖析電子檔案的特性后，咱們能夠得出，電子檔案的運(yùn)用盡管便利便當(dāng)，并且能夠登上"信息高速公路"，完結(jié)異地長(zhǎng)途調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文明教育等方面帶來(lái)巨大的好處，可是它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動(dòng)性；（4）信息的易出錯(cuò)性；因?yàn)檫@些特性，給原有的檔案工作的根本理論和準(zhǔn)則提出了新的應(yīng)戰(zhàn)，決議了電子檔案在搜集、判定、編目、檢索等文面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

北碚正規(guī)檔案掃描電子檔案的特性不同于紙質(zhì)擋案，決議其在保存與維護(hù)方面的凌亂性。怎樣保存、維護(hù)電子檔案，使之安全、牢靠并永久處于可準(zhǔn)確供給運(yùn)用的狀況，是檔案工作者急需管理的問(wèn)題?！?，要確保電子檔案載體物理上的安全。一般狀況下，電子檔案是以脫機(jī)辦法存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，北碚檔案掃描所以，要樹(shù)立—個(gè)合適于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的操控，寄存載體的柜、架及倉(cāng)庫(kù)應(yīng)到達(dá)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放、并滿意避光、防塵、防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。二，要確保電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼辦法存儲(chǔ)于各種載體上的，在今后的運(yùn)用中，有必要依托干電子核算機(jī)軟硬件渠道將電子檔案的內(nèi)容，復(fù)原成人們能夠直接閱覽的格局進(jìn)行顯現(xiàn)。這關(guān)于電子檔案而言是一個(gè)較為凌亂的進(jìn)程。因?yàn)?，電子檔案來(lái)自各個(gè)方而，往往是在不同的電子核算機(jī)體系上構(gòu)成的，且在內(nèi)容的格局編列上也不盡—致，這種在技能和辦法上的差異，必定導(dǎo)致在今后復(fù)原時(shí)，所選用的技能與辦法的不同。而電子檔案在構(gòu)成時(shí)所依托的技能，往往是現(xiàn)已過(guò)時(shí)的技能，這是科技進(jìn)步所帶來(lái)的必定結(jié)果。

現(xiàn)在，我國(guó)大多數(shù)檔案館、檔案?jìng)}庫(kù)都選用這種辦法防蟲(chóng)。安全有用的驅(qū)蟲(chóng)劑有必要具有四個(gè)條件：一，對(duì)人體無(wú)不良刺激或毒害；二，對(duì)檔案制成資料無(wú)危害；三，能蒸發(fā)或提高，簡(jiǎn)略分散；四，價(jià)廉易得，運(yùn)用便當(dāng)。樟腦是樟樹(shù)中所含有的一種化學(xué)物質(zhì),通過(guò)蒸餾、別離提煉而得。樟腦是一種雙環(huán)萜酮類物質(zhì)，白色結(jié)晶體，因?yàn)榉悬c(diǎn)和熔點(diǎn)很挨近，因而，極易提高。難溶于水，易溶于有機(jī)溶劑，化學(xué)性質(zhì)安穩(wěn)，有激烈的樟木氣味和辛辣的味道，在常溫下能夠天然蒸發(fā)，可用于防蟲(chóng)驅(qū)蟲(chóng)。8489防蟲(chóng)殺蟲(chóng)劑是20世紀(jì)90年代研發(fā)出來(lái)的，由多種中草藥復(fù)合而成，具有蒸發(fā)性強(qiáng)，氣味芳香，對(duì)人畜無(wú)毒害，不污染環(huán)境，對(duì)紙張、筆跡無(wú)不良影響，殺蟲(chóng)效果好等長(zhǎng)處。8489防蟲(chóng)殺蟲(chóng)劑對(duì)檔案竊蠹、煙草蟲(chóng)、藥材甲、黑毛皮蠹、谷蠹、蜚蠊、毛衣魚(yú)、書(shū)虱等害蟲(chóng)均有較好的防蟲(chóng)殺蟲(chóng)效果，一同對(duì)檔案圖書(shū)庫(kù)內(nèi)的害蟲(chóng)有較好的熏蒸殺滅效果。該藥穿透力有限，對(duì)檔案圖書(shū)內(nèi)部的鉆蛀性害蟲(chóng)效果較差。靈香草又名陵香、廣香陵草、熏衣草，是報(bào)春花科多年草本植物。該草含蒸發(fā)油，具有特別濃郁香氣、味苦，有激烈刺激性，有防蟲(chóng)效果，對(duì)某些害蟲(chóng)還有滯育效果。防蟲(chóng)劑對(duì)防蟲(chóng)雖起到必定的效果，但徹底依托防蟲(chóng)劑是不牢靠的。應(yīng)和其他辦法結(jié)合運(yùn)用，如加強(qiáng)溫濕度的管理，樹(shù)立管理準(zhǔn)則等來(lái)避免感染害蟲(chóng)，并損壞害蟲(chóng)的生態(tài)環(huán)境等。