長時刻以來，在檔案的搜集、判定、保管、核算、運(yùn)用工作中的一些經(jīng)歷和辦法已被固定下來，成為檔案工作的準(zhǔn)則，現(xiàn)在的檔案管理多是依托經(jīng)歷進(jìn)行。跟著工作主動化、信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的展開，核算機(jī)技能在檔案工作中運(yùn)用規(guī)模的擴(kuò)展，使電子文件的發(fā)作、構(gòu)成、歸檔及其傳送、保存等管理辦法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案工作的技能、辦法發(fā)作的改動給檔案管理部分傳統(tǒng)的管理辦法帶來沖擊。未來的檔案工作將樹立在混合媒體的根底上，施行電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理。下面從電子文件的特色出發(fā)，對紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在的差異性作一比較，并對現(xiàn)代技能下的檔案管理辦法作一討論。電子檔案的界說和特性電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來的。關(guān)于電子文件，現(xiàn)在我國的界說是：能被核算機(jī)體系識別、管理、存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準(zhǔn)則是看該文件經(jīng)判定后有無保存價(jià)值。所以，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的一致體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)都是構(gòu)成者實(shí)在活動的記載，有參閱運(yùn)用價(jià)值，需求存檔備檢。

　　國家關(guān)于結(jié)業(yè)后沒有工作的大學(xué)生的檔案，一般采納三種管理辦法： 　　一是把檔案資料轉(zhuǎn)到生源地，由地址地市的人事局接受。這類方式比較適合準(zhǔn)個人檔案備在生源地范圍之內(nèi)工作中的結(jié)業(yè)生和臨時不想上班的結(jié)業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是在生源地工作中后處理工藝辦理手續(xù)簡易便捷，而缺點(diǎn)是2年內(nèi)如離去生源地工作中，應(yīng)從 　　二是把檔案轉(zhuǎn)至工作代理或人才交流中心。這種方法比較合適預(yù)備考研、創(chuàng)業(yè)、靈敏工作的結(jié)業(yè)生，長處是易于結(jié)業(yè)生處理一些實(shí)際問題，缺陷是假如結(jié)業(yè)生與輔導(dǎo)中心交流相對少，則簡單形成信息不暢。 　　三是把檔案留在校園，待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位地點(diǎn)地，請求檔案留校超越兩年仍未落實(shí)工作的，校園將其檔案和戶口遷回生源地，校園不再為其發(fā)放工作報(bào)到證這類方式適合有工作中期望但沒有工作中的結(jié)業(yè)生，優(yōu)點(diǎn)是校園內(nèi)信譽(yù)度較高，委托存放戶籍聯(lián)絡(luò)和檔案資料不扣除額定值花費(fèi)，其缺點(diǎn)是結(jié)業(yè)生檔案資料留校僅僅增加了就業(yè)期，與校園內(nèi)沒有人事部門歸屬于聯(lián)絡(luò)，碰觸人事部門聯(lián)絡(luò)的證實(shí)都不可以出示。

要對電子檔案載體進(jìn)行有用的檢測與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易遭到保存環(huán)境的影響。因而，對所保存的電子檔案載體，有必要進(jìn)行定時檢測和仿制，以確保電子檔案信息的牢靠性。定時檢測，應(yīng)每年一次，選用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的辦法進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首要進(jìn)行外觀查看，確認(rèn)載體外表是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測，選用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯的載體，須進(jìn)行有用的批改或更新。應(yīng)每四年仿制一次，且原載體持續(xù)保存的時刻不少干四年。關(guān)于電子檔案的檢測與維護(hù)，有必要進(jìn)行嚴(yán)厲管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都或許使保存的電子檔案遭到人為危害，乃至構(gòu)成難以彌補(bǔ)的丟掉。有必要樹立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對電子檔案的檢測、維護(hù)、仿制等操作進(jìn)程進(jìn)行記載，避免發(fā)作人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動。對電子檔案的有用保存與維護(hù)，是—項(xiàng)極端重要而凌亂的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護(hù)進(jìn)程中，應(yīng)充沛考慮環(huán)境、設(shè)備、技能、人員及電子檔案的特色等歸納條件，來擬定技能計(jì)劃和工作辦法，并采納有用辦法，以確保電子檔案的安全牢靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確供給運(yùn)用的狀況，使其在社會日子中發(fā)揮更大的效果。

廣西正規(guī)檔案信息化電子檔案與紙質(zhì)檔案運(yùn)用辦法不同傳統(tǒng)檔案的運(yùn)用是對檔案文本的運(yùn)用，檔案載體是實(shí)體，具有相對的安穩(wěn)性，紙質(zhì)檔案的文字有個人筆跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和假造，運(yùn)用處徑通過供給檔案原件，廣西檔案信息化供給檔案副本或仿制品，供給檔案信息加工品滿意有關(guān)檔案用戶的運(yùn)用需求，運(yùn)用辦法是檔案的閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)、電子信息技能的運(yùn)用改動了傳統(tǒng)文件的運(yùn)用辦法，使檔案信息的運(yùn)用上不受時刻和空間的束縛，能夠運(yùn)用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的敞開檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得運(yùn)用核算機(jī)能夠進(jìn)行多種辦法的信息管理和剖析，不只能夠供給原件閱覽，并且能夠依據(jù)運(yùn)用者的需求對其間信息進(jìn)行分類、核算、匯總、打印、仿制等，滿意運(yùn)用者的各種需求。檔案人員還能夠依照必定專題對電子檔案進(jìn)行批改，構(gòu)成檔案匯編或其他辦法的編研效果供給運(yùn)用。因?yàn)樗囊赘男院托畔⒌耐硇裕\(yùn)用核算機(jī)的限讀功用，反刪改，重仿制，反毀掉功用，才干避免泄密，運(yùn)用辦法：能夠向運(yùn)用者供給仿制有所需檔案信息的磁盤、光盤等；從網(wǎng)上傳輸；通過電腦上的用戶界面直接供給運(yùn)用。所以，只要充沛知道到電子檔案的特色及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)差異，才干做好電子檔案的管理，維護(hù)電子檔案的安全，充沛開發(fā)電子檔案信息資源，使其在為兩個文明服務(wù)建造中發(fā)揮共同的魅力。