一是樹立科學(xué)管理理念。為習(xí)慣年代展開改動，食品藥品查驗(yàn)檔案的管理工作應(yīng)不斷立異和改造，以滿意實(shí)踐工作需求。因而，主張各級食品藥品查驗(yàn)檢測安排改動傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)管理理念，清晰檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督；依據(jù)《檔案法》的要求，擬定相關(guān)管理準(zhǔn)則和管理流程，使檔案管理工作具有科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)性，確保食品藥品查驗(yàn)結(jié)果及時(shí)歸檔保存。二是完善檔案管理建造。食品藥品查驗(yàn)檔案，如生化查看陳述、藥品數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等，內(nèi)容繁雜且專業(yè)性強(qiáng)。因?yàn)楣芾聿粯?biāo)準(zhǔn)，常散布在各個(gè)科室、部分，其價(jià)值難以被充沛運(yùn)用。因而，主張各級食品藥品查驗(yàn)檢測安排加強(qiáng)信息化建造，完善檔案管理，對一切檔案進(jìn)行分類歸檔，樹立電子檔案，保存紙質(zhì)檔案。三是進(jìn)步工作人員才干。檔案管理人員的本質(zhì)與才干是推進(jìn)和完結(jié)食品藥品查驗(yàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理進(jìn)程的要害?，F(xiàn)在，各級食品藥品查驗(yàn)檢測安排的專業(yè)化檔案管理人才相對缺少，所以，要注重進(jìn)步檔案管理人員才干。一方面，加大對現(xiàn)有檔案管理人員的訓(xùn)練力度，進(jìn)步專業(yè)水平緩技能才干，增強(qiáng)其法令知道和歸納素養(yǎng)。另一方面，不斷引進(jìn)高本質(zhì)、高水平的專業(yè)人才，進(jìn)步檔案管理部分的全體水平，如引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)和信息化常識人才；選派檔案管理人員代表與其他檔案管理安排交流學(xué)習(xí)；差遣檔案管理人員前往國表里高?？蒲性核M(jìn)行專業(yè)進(jìn)修等。四是加大硬件設(shè)備投入。管理辦法、人員才干等軟件水平施行條件是堅(jiān)實(shí)牢靠的硬件設(shè)備，因而，要加大對食品藥品查驗(yàn)檔案管理硬件設(shè)備的全體投入，如建造食品藥品查驗(yàn)檔案管理核算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并逐步完結(jié)全國規(guī)模內(nèi)聯(lián)網(wǎng)。

　　1、以“檀卷”為單位整理。 　　1)以“檀卷”為單位整理就是立卷，即依照文件資料在構(gòu)成和處理進(jìn)程中的聯(lián)系將其組合為檀卷。 　　2)所謂檀卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的進(jìn)程。分類即依照立檔單位的檔案分類計(jì)劃，對文件資料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件資料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合今后的文件資料，進(jìn)行系統(tǒng)擺放和編目。 　　3)以“檀卷”為單位整理的檔案，其根本保管單位是檀卷。檀卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮類型有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按檀卷順序裝入檔案盒。

進(jìn)步經(jīng)濟(jì)效益曩昔一直運(yùn)用粗放型辦法即以添加工作人員和工作費(fèi)用為管理這一難題的唯一手法，致使管理本錢大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息方針轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不只節(jié)省了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，并且查閱起來極為便當(dāng)敏捷，然后避免了重復(fù)印制資料而構(gòu)成的紙張和人員的浪費(fèi)。二、進(jìn)步工作功率數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并趕快供給運(yùn)用。以安排部分為例，干部的任用、干部的提拔都需求詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息?？墒菣n案數(shù)字化管理變可供給詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決議計(jì)劃供給服務(wù)。與此一同，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得十分簡略，實(shí)在讓工作人員做到足不出戶便可知曉天下大事。因?yàn)樾畔⒌某瑫r(shí)空活動，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管根本變成了供給運(yùn)用便當(dāng)?shù)男畔⒉倏刂行?。三、增?qiáng)檔案原件維護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的運(yùn)用愈加安全。特別對前史長遠(yuǎn)的檔案資料，數(shù)字化管理后無疑是對其更好的維護(hù)，別的，通過檔案的數(shù)字化管理后，避免了部分檔案篡改的行為。

電子檔案與紙質(zhì)檔案運(yùn)用辦法不同傳統(tǒng)檔案的運(yùn)用是對檔案文本的運(yùn)用，檔案載體是實(shí)體，具有相對的安穩(wěn)性，紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人筆跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和假造，運(yùn)用處徑通過供給檔案原件，供給檔案副本或仿制品，供給檔案信息加工品滿意有關(guān)檔案用戶的運(yùn)用需求，運(yùn)用辦法是檔案的閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)、電子信息技能的運(yùn)用改動了傳統(tǒng)文件的運(yùn)用辦法，使檔案信息的運(yùn)用上不受時(shí)刻和空間的束縛，能夠運(yùn)用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的敞開檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得運(yùn)用核算機(jī)能夠進(jìn)行多種辦法的信息管理和剖析，不只能夠供給原件閱覽，并且能夠依據(jù)運(yùn)用者的需求對其間信息進(jìn)行分類、核算、匯總、打印、仿制等，滿意運(yùn)用者的各種需求。檔案人員還能夠依照必定專題對電子檔案進(jìn)行批改，構(gòu)成檔案匯編或其他辦法的編研效果供給運(yùn)用。因?yàn)樗囊赘男院托畔⒌耐硇?，要運(yùn)用核算機(jī)的限讀功用，反刪改，重仿制，反毀掉功用，才干避免泄密，運(yùn)用辦法：能夠向運(yùn)用者供給仿制有所需檔案信息的磁盤、光盤等；從網(wǎng)上傳輸；通過電腦上的用戶界面直接供給運(yùn)用。所以，只要充沛知道到電子檔案的特色及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)差異，才干做好電子檔案的管理，維護(hù)電子檔案的安全，充沛開發(fā)電子檔案信息資源，使其在為兩個(gè)文明服務(wù)建造中發(fā)揮共同的魅力。

山西正規(guī)工程圖掃描長時(shí)刻以來，在檔案的搜集、判定、保管、核算、運(yùn)用工作中的一些經(jīng)歷和辦法已被固定下來，成為檔案工作的準(zhǔn)則，現(xiàn)在的檔案管理多是依托經(jīng)歷進(jìn)行。跟著工作主動化、信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的展開，核算機(jī)技能在檔案工作中運(yùn)用規(guī)模的擴(kuò)展，使電子文件的發(fā)作、構(gòu)成、歸檔及其傳送、保存等管理辦法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，山西工程圖掃描檔案工作的技能、辦法發(fā)作的改動給檔案管理部分傳統(tǒng)的管理辦法帶來沖擊。未來的檔案工作將樹立在混合媒體的根底上，施行電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理。下面從電子文件的特色出發(fā)，對紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在的差異性作一比較，并對現(xiàn)代技能下的檔案管理辦法作一討論。電子檔案的界說和特性電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來的。關(guān)于電子文件，現(xiàn)在我國的界說是：能被核算機(jī)體系識別、管理、存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準(zhǔn)則是看該文件經(jīng)判定后有無保存價(jià)值。所以，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的一致體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)都是構(gòu)成者實(shí)在活動的記載，有參閱運(yùn)用價(jià)值，需求存檔備檢。

可是電子檔案在記載辦法上有許多不同于其它載體檔案的特性：1、依托性和不行識別性。電子檔案要依托于核算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)體系，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是選用人工可識讀的記載符號，人能夠直接讀出；而運(yùn)用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案選用的是數(shù)字代碼，只要憑借核算機(jī)解碼，才干轉(zhuǎn)化成人可識讀記載。信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶仍是光盤，其存儲量大大高于曩昔的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有"海量存儲"之稱，這種信息存儲的高密度性可削減檔案的存儲空間，便于寄存。3、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記載信息的載體是紙，改動的是紙張標(biāo)準(zhǔn)的大?。?6k、18k），但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，出現(xiàn)多樣性。4、信息同享性。傳統(tǒng)檔案因?yàn)槭茉氖`，在同一時(shí)刻只能有一個(gè)用戶運(yùn)用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案能夠人在異地，在同一時(shí)刻，多人不受空間的束縛，一同同享同一信息，在完結(jié)了局域網(wǎng)和上了intetnet網(wǎng)后，人們在工作室、家中就能夠運(yùn)用檔案信息了。5、信息與載體之間的可別離性。電子檔案的信息不具有固定的物理方位，能夠以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可別離性構(gòu)成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于仿制、傳輸、便于異地調(diào)閱或構(gòu)成文件。通過剖析電子檔案的特性后，咱們能夠得出，電子檔案的運(yùn)用盡管便利便當(dāng)，并且能夠登上"信息高速公路"，完結(jié)異地長途調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文明教育等方面帶來巨大的好處，可是它也帶來了一些新問題，如：（1）數(shù)據(jù)的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改動性；（4）信息的易出錯(cuò)性；因?yàn)檫@些特性，給原有的檔案工作的根本理論和準(zhǔn)則提出了新的應(yīng)戰(zhàn)，決議了電子檔案在搜集、判定、編目、檢索等文面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。