電子檔案與紙質(zhì)檔案運(yùn)用辦法不同傳統(tǒng)檔案的運(yùn)用是對檔案文本的運(yùn)用，檔案載體是實體，具有相對的安穩(wěn)性，紙質(zhì)檔案的文字有個人筆跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和假造，運(yùn)用處徑通過供給檔案原件，供給檔案副本或仿制品，供給檔案信息加工品滿意有關(guān)檔案用戶的運(yùn)用需求，運(yùn)用辦法是檔案的閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)、電子信息技能的運(yùn)用改動了傳統(tǒng)文件的運(yùn)用辦法，使檔案信息的運(yùn)用上不受時刻和空間的束縛，能夠運(yùn)用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的敞開檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得運(yùn)用核算機(jī)能夠進(jìn)行多種辦法的信息管理和剖析，不只能夠供給原件閱覽，并且能夠依據(jù)運(yùn)用者的需求對其間信息進(jìn)行分類、核算、匯總、打印、仿制等，滿意運(yùn)用者的各種需求。檔案人員還能夠依照必定專題對電子檔案進(jìn)行批改，構(gòu)成檔案匯編或其他辦法的編研效果供給運(yùn)用。因為它的易更改性和信息的同享性，要運(yùn)用核算機(jī)的限讀功用，反刪改，重仿制，反毀掉功用，才干避免泄密，運(yùn)用辦法：能夠向運(yùn)用者供給仿制有所需檔案信息的磁盤、光盤等；從網(wǎng)上傳輸；通過電腦上的用戶界面直接供給運(yùn)用。所以，只要充沛知道到電子檔案的特色及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)差異，才干做好電子檔案的管理，維護(hù)電子檔案的安全，充沛開發(fā)電子檔案信息資源，使其在為兩個文明服務(wù)建造中發(fā)揮共同的魅力。

長時刻以來，在檔案的搜集、判定、保管、核算、運(yùn)用工作中的一些經(jīng)歷和辦法已被固定下來，成為檔案工作的準(zhǔn)則，現(xiàn)在的檔案管理多是依托經(jīng)歷進(jìn)行。跟著工作主動化、信息高速公路朝著網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的展開，核算機(jī)技能在檔案工作中運(yùn)用規(guī)模的擴(kuò)展，使電子文件的發(fā)作、構(gòu)成、歸檔及其傳送、保存等管理辦法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案工作的技能、辦法發(fā)作的改動給檔案管理部分傳統(tǒng)的管理辦法帶來沖擊。未來的檔案工作將樹立在混合媒體的根底上，施行電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理。下面從電子文件的特色出發(fā)，對紙質(zhì)檔案和電子檔案管理中存在的差異性作一比較，并對現(xiàn)代技能下的檔案管理辦法作一討論。電子檔案的界說和特性電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來的。關(guān)于電子文件，現(xiàn)在我國的界說是：能被核算機(jī)體系識別、管理、存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準(zhǔn)則是看該文件經(jīng)判定后有無保存價值。所以，電子檔案是具有保存價值的已歸檔的電子文件。電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的一致體，都具有物理實態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)都是構(gòu)成者實在活動的記載，有參閱運(yùn)用價值，需求存檔備檢。

河北正規(guī)檔案托管相片檔案的貯存數(shù)字化后的老相片除在電腦上保存便于運(yùn)用外，還應(yīng)該運(yùn)用其它介質(zhì)脫機(jī)保存并定時查看以確保數(shù)碼相片的安全。數(shù)碼相片載體的保管參照電子文件的管理規(guī)矩，要確保數(shù)碼相片信息的原始性、實在性，一般選用只讀光盤進(jìn)行貯存，以防批改。數(shù)碼相片光盤應(yīng)該刻錄一式三份，河北檔案托管一份供查閱運(yùn)用，一份封存保管，一份異地保存。關(guān)于醫(yī)院這種單位，構(gòu)成的相片數(shù)量不多，數(shù)碼相片的保存一年刻錄一張光盤即可，刻錄好的數(shù)據(jù)光盤盒裝后在盒上標(biāo)明相關(guān)信息，如數(shù)碼相片的起止檔號、對應(yīng)的紙質(zhì)相片的冊號、貯存格局類型等。一切光盤應(yīng)寄存在防滋柜中，倉庫溫度操控在17℃~20℃，相對濕度操控在35℃~45℃。數(shù)碼相片的光盤一般每四年轉(zhuǎn)存一次，發(fā)現(xiàn)問題及時采納辦法，確保數(shù)碼相片檔案的滿有把握。五、老相片檔案數(shù)字化管理后的運(yùn)用(一)運(yùn)用老相片檔案樹立院史教育的基地。許多醫(yī)院為了宏揚(yáng)前史文明，樹立院史館，作為職工院史教育基地。數(shù)碼相片可重復(fù)運(yùn)用的特色為院史館的樹立供給了便當(dāng)，醫(yī)院老前輩艱苦創(chuàng)業(yè)時期留下的老相片，通過院史館展出，讓醫(yī)院前史文明大放光彩，職工深受教育，天然發(fā)作對前輩們創(chuàng)業(yè)精力的敬仰和對當(dāng)時新日子的珍惜；對外來的賓客來說，院史館展現(xiàn)了醫(yī)院展開的光芒進(jìn)程和源遠(yuǎn)流長的深厚前史文明給他們留下深入印象，老相片的運(yùn)用讓院史館聚前史性、藝術(shù)性、文明性為一體，令每個參觀者都感到是一種精力的洗禮。(二)通過OA網(wǎng)運(yùn)用和公布老相片檔案。

進(jìn)步經(jīng)濟(jì)效益曩昔一直運(yùn)用粗放型辦法即以添加工作人員和工作費(fèi)用為管理這一難題的唯一手法，致使管理本錢大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息方針轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不只節(jié)省了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，并且查閱起來極為便當(dāng)敏捷，然后避免了重復(fù)印制資料而構(gòu)成的紙張和人員的浪費(fèi)。二、進(jìn)步工作功率數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并趕快供給運(yùn)用。以安排部分為例，干部的任用、干部的提拔都需求詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息?？墒菣n案數(shù)字化管理變可供給詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決議計劃供給服務(wù)。與此一同，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得十分簡略，實在讓工作人員做到足不出戶便可知曉天下大事。因為信息的超時空活動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管根本變成了供給運(yùn)用便當(dāng)?shù)男畔⒉倏刂行?。三、增?qiáng)檔案原件維護(hù)將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的運(yùn)用愈加安全。特別對前史長遠(yuǎn)的檔案資料，數(shù)字化管理后無疑是對其更好的維護(hù)，別的，通過檔案的數(shù)字化管理后，避免了部分檔案篡改的行為。

要對電子檔案載體進(jìn)行有用的檢測與維護(hù)。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易遭到保存環(huán)境的影響。因而，對所保存的電子檔案載體，有必要進(jìn)行定時檢測和仿制，以確保電子檔案信息的牢靠性。定時檢測，應(yīng)每年一次，選用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的辦法進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位。首要進(jìn)行外觀查看，確認(rèn)載體外表是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測，選用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯的載體，須進(jìn)行有用的批改或更新。應(yīng)每四年仿制一次，且原載體持續(xù)保存的時刻不少干四年。關(guān)于電子檔案的檢測與維護(hù)，有必要進(jìn)行嚴(yán)厲管理，因為任何一次誤操作，都或許使保存的電子檔案遭到人為危害，乃至構(gòu)成難以彌補(bǔ)的丟掉。有必要樹立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對電子檔案的檢測、維護(hù)、仿制等操作進(jìn)程進(jìn)行記載，避免發(fā)作人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動。對電子檔案的有用保存與維護(hù)，是—項極端重要而凌亂的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護(hù)進(jìn)程中，應(yīng)充沛考慮環(huán)境、設(shè)備、技能、人員及電子檔案的特色等歸納條件，來擬定技能計劃和工作辦法，并采納有用辦法，以確保電子檔案的安全牢靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確供給運(yùn)用的狀況，使其在社會日子中發(fā)揮更大的效果。