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關(guān)于重慶檔案整理歸檔程序
一、收集
收集工作是將較后一個(gè)文件作為文件處理的一個(gè)過(guò)程,完全有效地使用了較后一個(gè)文件的歸檔,因此現(xiàn)在可以分為兩個(gè)過(guò)程:文件判斷和期限判斷。
1 .文件判別。
檔案數(shù)字化文件判別對(duì)目前文件的存檔規(guī)模進(jìn)行判斷,首要需求是與各部門(mén)交流,深化調(diào)查,根據(jù)實(shí)際情況劃定合理的存檔規(guī)模。
2、期限。
根據(jù)文件的使用頻率、重要性等區(qū)別對(duì)應(yīng)的保管期限,根據(jù)不同的保管期限進(jìn)行相應(yīng)的處理,主要體現(xiàn)在年度判定和保管期限過(guò)后的破壞工作中。
二、分類
檔案文件的規(guī)模和保管期限表對(duì)各類文件有了詳細(xì)的區(qū)別,必須參照表對(duì)文件的收集作出其他區(qū)別。
三、編頁(yè)碼
注意加頁(yè)碼時(shí)頁(yè)面不漏,頁(yè)面不重,檀卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不加頁(yè)碼,卷內(nèi)文件位于右上角,從“001”開(kāi)始,正反兩面存在時(shí),顯示在頁(yè)面的左上角。
四、裝訂
用不銹鋼釘一枚一枚地裝訂,或者組裝,以免生銹而腐蝕文件。
五、排序
關(guān)于同種類的其他文件,排列在時(shí)刻的前后。
六、地址表示
對(duì)陳列的文件按順序勾上勾號(hào),不要重復(fù),勾上勾號(hào),保持文件編號(hào)的自然連續(xù)性。
七、書(shū)志
書(shū)目是分析、篩選和記錄文件內(nèi)容和形式特征的過(guò)程,以滿足書(shū)目搜索和供應(yīng)的需要。
八、裝箱
也就是說(shuō),把和“集團(tuán)卷”有相同聯(lián)系方式的文件放在同一個(gè)箱子里,并對(duì)檀卷(箱子)進(jìn)行編號(hào)。 檀卷除陳列的文件外,還包括檀卷封面和備考表,檀卷封面反映文件的內(nèi)容,備考表對(duì)檀卷組卷的狀況進(jìn)行說(shuō)明,包括檀卷包的內(nèi)容、日常使用、變更狀況、組卷的時(shí)刻、組卷人和審查員等。 把檀卷的封面放在文件的前面,備考表放在文件的后面,兩者就不顯示頁(yè)碼。
九、印刷目錄
注意根據(jù)文件的存儲(chǔ)期限(包括卷中的文件目錄和檀卷目錄)進(jìn)行區(qū)分。
十、制作搜索物
對(duì)準(zhǔn)備好的各種目錄進(jìn)行整理,制作目錄摘要表,供日常使用。
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