國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案運行規(guī)范》(DA/T 42-2009)中對企業(yè)檔案的概念進行了界定。公司的文書工作應(yīng)該包括哪些內(nèi)容?企業(yè)檔案應(yīng)是企業(yè)在黨務(wù)、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等活動中的檔案。

　　企業(yè)中文圖書檔案的主要來源有兩個:一是來自企業(yè)部門的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，一是來自辦公自動化系統(tǒng);第二，在企業(yè)的職能活動過程中，除交易系統(tǒng)外，還需編制紙質(zhì)或電子文件進行歸檔，俗稱賬外文件。

　　企業(yè)中文圖書檔案的歸檔規(guī)模包括:反映企業(yè)主要職能活動和歷史底蘊的文件，對企業(yè)經(jīng)營、國家建設(shè)和歷史研究具有應(yīng)用價值;在公司經(jīng)營活動中對保護公司權(quán)益有憑據(jù)價值的文件、資料;公司需要實施的上級單位和同級單位的文件;下級單位提交的重要文件、資料;其他對公司經(jīng)營有價值的文件。

　　文件歸檔的基本單位

　　文件整理的基本原則是遵循文件的構(gòu)成規(guī)則，堅持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于儲存和使用。在《企業(yè)檔案操作規(guī)范》(DA/T 42-2009)中，以“件”作為分揀單元，指導(dǎo)企業(yè)進行文檔級分揀，即每件一件的分揀方法。完成

　　一篇論文通常被組織成每個文檔的一個部分。但在企業(yè)OA的文件,如文本和附件,郵政和被轉(zhuǎn)郵政,請示批準(zhǔn),演示和說明,等等,所有文檔都相對獨立,容易形成文件不完整和使用這種情況下,找不到這樣的文件應(yīng)該被視為一個處理方法,實體也應(yīng)當(dāng)綁定在一起,方便使用。

　　文件歸檔的基本過程

　　2.1綁定

　　文件打印出來后，會被分塊裝訂。裝訂順序為:正本、附件、備注;前文，終稿;原件在前面，復(fù)印件在后面;前進，前進;批準(zhǔn)前，指示后;答案在字母之前。所有原始文件上的金屬、塑料等包裝必須拆除，并將不銹鋼訂書釘釘在文件的左頁邊;無法裝訂的厚文件，用三孔線左側(cè)裝訂;企業(yè)有裝訂機可使用熱熔裝訂機進行裝訂;現(xiàn)在裝訂的出版物的數(shù)量可以堅持原來的裝訂。

　　2.2分類

　　檔案數(shù)字化加工歸檔文件的分類方法與傳統(tǒng)的歸檔分類方法相同，包括年度分類、整理(問題)分類、存貯期分類等。如企業(yè)現(xiàn)在沒有自己的分類和保存期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，可以參照《企業(yè)檔案操作規(guī)范》(DA/T 42——2009)?！镀髽I(yè)文件檔案基本規(guī)模及保存期限參考表》。例如，選擇以下類別:年-存儲期-安排(問題)排序。