電子文件歸檔和管理使用的技術(shù)手段與紙質(zhì)文件有很大不同，管理方法也需要新思路。上海市檔案局、上海市靜安區(qū)檔案局等單位的研究人員在電子檔案歸檔管理的研究和實踐中，提出了“電子檔案館藏”的概念和動態(tài)管理方法，對電子檔案歸檔管理系統(tǒng)的設(shè)計起到了重要作用。

電子文件集的概念及其在電子文件歸檔和管理中的應(yīng)用電子文件集是指對需要根據(jù)生成的計算機環(huán)境進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行常規(guī)批量處理而形成的一組組合。即在同一計算機硬件和軟件(操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng))環(huán)境下生成的電子記錄組放在一起。

電子文件集主要根據(jù)電子文件的特性進(jìn)行分類，首先根據(jù)計算機的硬件設(shè)備，其次是計算機的操作系統(tǒng)，再次是生成電子文件的應(yīng)用程序和版本。

電子檔案館藏是計算機自動生成的邏輯結(jié)構(gòu)，由歸檔電子檔案登記表、館藏檔案目錄信息、館藏檔案背景信息(元數(shù)據(jù))三部分組成。集合中文件的內(nèi)容只是與文件集合的鏈接關(guān)系，集合中的文件在物理上不需要與文件集合一起存儲。

對歸檔電子文件的要求主要是真實、完整，從而實現(xiàn)檔案的功能價值。首先要符合歸檔各個階段的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，如收集、積累、整理、鑒定等。其次，準(zhǔn)確說明配套的軟硬件環(huán)境；歸檔電子文件的格式應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，在標(biāo)準(zhǔn)用戶界面下操作，支持不同平臺，與現(xiàn)有設(shè)備兼容，能夠以標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫語言與數(shù)據(jù)庫連接，或確定在內(nèi)部計算機網(wǎng)絡(luò)上使用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)良好的轉(zhuǎn)換狀態(tài)。