檔案不僅是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是工作檢查的證據(jù)，是科研、基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)的可靠自理，也是重用、歷史借鑒、創(chuàng)新推進(jìn)的重要資料！同時，現(xiàn)在被許多組織遺忘的檔案也具有重要的證據(jù)和信息價值。

文件管理主要需要解決以下兩個問題：

1.如何實(shí)現(xiàn)檔案作為組織業(yè)務(wù)發(fā)展中間的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)和成果的集中統(tǒng)一管理，避免因人員流失或時間流逝而失去記憶。

2.檔案的有序管理實(shí)現(xiàn)后，檔案如何在組織內(nèi)部傳播和利用，不會出現(xiàn)不規(guī)范利用造成的丟失或損毀、惡意擴(kuò)散造成的損失等管理風(fēng)險(xiǎn)。

專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢：

1.數(shù)據(jù)庫存儲：與普通系統(tǒng)不同，數(shù)字文檔存儲在數(shù)據(jù)庫中，不能在計(jì)算機(jī)目錄中查看。

2.批量處理能力：可批量創(chuàng)建，對應(yīng)錄入上傳，支持紙質(zhì)文件從掃描、錄入、上傳整體化處理。

3.流程歸檔：電子文件也可以發(fā)起流程，實(shí)現(xiàn)協(xié)同歸檔。

4.存儲位置：可以考慮物理文件和數(shù)字文件的統(tǒng)一管理，可以記錄文件的存儲位置。

5.細(xì)粒度權(quán)限管理：可以對特定的類別或文件進(jìn)行授權(quán)，可以跨越密級，滿足各種細(xì)粒度權(quán)限配置的需求。

6.防擴(kuò)散處理：PDF、圖片等不可修改的文件格式由專業(yè)閱讀器管理，權(quán)限控制在系統(tǒng)內(nèi)，不像使用第三方軟件，可以隨意保存和下載。