信息數(shù)字化的保存與維護問題不容忽視保證數(shù)字化信息的可用性、可存取性、理解性是信息數(shù)字化的建設一項重要的任務和目標。任何信息的保存、維護在實際管理工作中都是基礎業(yè)務建設問題，數(shù)字化信息更要求注意其數(shù)據(jù)的保存與維護。因此，強調有效使用信息資源，要保證數(shù)據(jù)信息的安全性；強調信息數(shù)據(jù)的可存取數(shù)性，保證數(shù)據(jù)信息格式的標準化、規(guī)范化；強調信息數(shù)據(jù)的可理解性，保證產生數(shù)據(jù)環(huán)境的完整性。

    數(shù)字化的意義：大限度保管和保護庫存檔案實體安全由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

    科學界定檔案數(shù)字化的內容。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會關注度高、使用頻率高的檔案進行數(shù)字化，以滿足社會利用者對這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價值。另一方面立足國土資源事業(yè)長遠發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價值的珍貴檔案和對長遠工作具有指導意義的重要檔案進行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價值。同時，要立足國土門職能職責，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門有特色的檔案進行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的查考價值。