在有日子、文件的收集、判定、保管、統(tǒng)一修正、運(yùn)用工作中的一些經(jīng)驗(yàn)和方法是固定的，成為文件工作的基準(zhǔn)，現(xiàn)在的文件處理多依賴于經(jīng)驗(yàn)。 隨著辦公室自動(dòng)化、信息高速公路網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向的發(fā)展，會(huì)訂機(jī)技能將規(guī)模擴(kuò)大應(yīng)用于檔案工作，使電子文獻(xiàn)的發(fā)作、構(gòu)成、檔案化及其傳輸、保存等處理方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同，檔案工作技能、處理方法的改變將沖擊到檔案化處理部分的傳統(tǒng)處理方法。 未來(lái)的文件工作是基于混合介質(zhì)創(chuàng)建的，它是電子檔案和紙質(zhì)文件的組合。 以下，從電子文獻(xiàn)的特色來(lái)比較紙質(zhì)文件與電子文獻(xiàn)處理中存在的差異，探討現(xiàn)代技能下文件的處理方法。

　　電子檔案的定義和特性

　　電子檔案從電子文件轉(zhuǎn)換。 關(guān)于每一種電子文獻(xiàn)，現(xiàn)在我國(guó)的定義是被公司糾正機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、被處理、存儲(chǔ)在錄音帶、磁盤或光盤之類的介質(zhì)中且可在網(wǎng)絡(luò)中傳送的數(shù)字編碼序列。

　　電子文獻(xiàn)的歸宿是電子文獻(xiàn)，但并不是所有的電子文獻(xiàn)都成為電子文獻(xiàn)，取舍選擇的基準(zhǔn)是判斷那個(gè)文件看保存價(jià)值有木有。 因此，電子檔案是有保存價(jià)值的檔案化電子檔案。

　　數(shù)字檔案館和紙文件是同一個(gè)實(shí)質(zhì)，都存在文件的一種方法，是信息和載體的統(tǒng)一，具有物理的實(shí)態(tài)特征，電子文件和紙是構(gòu)成者的實(shí)際活動(dòng)的記錄，有參考運(yùn)用價(jià)值，有檔案化的準(zhǔn)備。 但是，電子檔案在記載方法上有很多與其他運(yùn)營(yíng)商文件不同的特性

　　1 .依賴性和不可辨認(rèn)性。 電子檔案必須依賴于會(huì)訂機(jī)的軟件、硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，載體質(zhì)量與傳統(tǒng)文件完全不同。 紙質(zhì)文件選擇全部可讀入人造的的記載符號(hào)，人直接可讀入的磁性媒體和使用光學(xué)媒體的電子檔案選擇數(shù)字編碼，用會(huì)簽機(jī)進(jìn)行解密查詢密碼，就能轉(zhuǎn)換成成人可讀記錄。

　　2 .信息存儲(chǔ)的高密度。 無(wú)論是磁盤、錄音帶還是光盤，其存儲(chǔ)量比以往的各種信息介質(zhì)，特別是光盤大，被稱為“大容量存儲(chǔ)”，這種信息存儲(chǔ)的高密度性減少了檔案化的存儲(chǔ)空間，容易注冊(cè)。