一、電子檔案的定義和特性

　　電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。關(guān)于電子文件，現(xiàn)在我國(guó)的定義是：能被核算機(jī)體系辨認(rèn)、處理、存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。

　　電子文件的歸宿是電子檔案，但不是一切的電子文件都能成為電子檔案，取舍的準(zhǔn)則是看該文件經(jīng)判定后有無(wú)保存價(jià)值。所以，電子檔案是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件。

　　電子檔案與紙質(zhì)檔案有相同的實(shí)質(zhì)，都是文件存在的一種辦法，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)都是構(gòu)成者真實(shí)活動(dòng)的記載，有參考運(yùn)用價(jià)值，需求存檔備查。但是電子檔案在記載辦法上有許多不同于其它載體檔案的特性：

　　1、依賴性和不行辨認(rèn)性。檔案管理要依賴于核算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)體系，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是選用人工可識(shí)讀的記載符號(hào)，人能夠直接讀出;而運(yùn)用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案選用的是數(shù)字代碼，只要借助核算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)化成人可識(shí)讀記載。

　　2、信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤(pán)、磁帶仍是光盤(pán)，其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤(pán)，有"海量存儲(chǔ)"之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可削減檔案的存儲(chǔ)空間，便于寄存。

　　3、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記載信息的載體是紙，改變的是紙張規(guī)范的大小(16k、18k)，但電子檔案載體有磁盤(pán)、有磁帶、光盤(pán)等，出現(xiàn)多樣性。

　　4、信息同享性。傳統(tǒng)檔案因?yàn)槭茉氖`，在同一時(shí)刻只能有一個(gè)用戶運(yùn)用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng);但電子檔案能夠人在異地，在同一時(shí)刻，多人不受空間的限制，同時(shí)同享同一信息，在完成了局域網(wǎng)和上了intetnet網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就能夠運(yùn)用檔案信息了。

　　5、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理方位，能夠以非實(shí)體進(jìn)行加工和辦理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于仿制、傳輸、便于異地調(diào)閱或構(gòu)成文件。