電子文件的載體不穩(wěn)定，容易損壞。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)的建立和發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)上。上線前按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。對(duì)于那些沒(méi)有傳輸?shù)接?jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)的具有保存價(jià)值的電子文件，電子文件形成部門(mén)要進(jìn)行編目和整理，也要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸?shù)綑n案部門(mén)。借助信息管理網(wǎng)絡(luò)，可以在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)和檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔快捷網(wǎng)絡(luò)線路，建立依附于信息管理網(wǎng)絡(luò)的專(zhuān)門(mén)歸檔子系統(tǒng)。具有保存價(jià)值的線上線下電子文件通過(guò)該系統(tǒng)傳輸?shù)綑n案部門(mén)。檔案部門(mén)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論采用何種方式歸檔，都得要由電子文件形成單位按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行編目、整理，然后傳輸?shù)綑n案部門(mén)，檔案部門(mén)不能自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的所有電子文件都應(yīng)存儲(chǔ)在光盤(pán)中，還是不要存儲(chǔ)在磁盤(pán)上。

電子文件形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是歸檔工作的主要負(fù)責(zé)人，對(duì)工作價(jià)值的認(rèn)定很有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)能掌握歸檔的原則和方法，了解全局，能起到檢查和協(xié)調(diào)的作用；計(jì)算機(jī)信息管理部門(mén)不僅是電子文件的形成單位，也是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔的制度化、規(guī)范化中發(fā)揮著重要作用。