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在實際情況下，大多數(shù)企業(yè)單位在管理自己的文件和檔案時，除了一些共同的內(nèi)容外，還有一些特殊的或預(yù)期的管理部分，這就要求要使用的檔案管理系統(tǒng)既要滿足共同的文件管理，又要考慮到企業(yè)自身的個性化文件管理需求。這部分的要求突出表現(xiàn)在檔案信息的錄入和檢索上。
而文獻檢索的操作方式得要基于軟件廠商提供的標準輸入信息和檢索條件；提供可能偏離標準文件信息輸入框架和檢索條件的操作。而且用戶創(chuàng)建的這部分自定義信息也可以應(yīng)用到文檔錄入后的文件檢索操作中，使用戶錄入的信息高度統(tǒng)一和靈活。通過該功能，用戶不必拘泥于廠商提供的標準軟件產(chǎn)品操作的規(guī)章制度，打破陳規(guī)，實現(xiàn)更加人性化的文檔檔案管理操作。
檔案數(shù)字化標準多，涉及著錄、數(shù)字化、數(shù)據(jù)、檔案實體等諸多內(nèi)容，專業(yè)性強，而檔案部門人員不足以滿足抽查需求。如果將質(zhì)檢項目單獨承包給第三方公司，將很難避免公司質(zhì)檢的私下串通。之后，抽檢的壓力還是在檔案部門本身。如果聘用臨時人員，很難保證其專業(yè)性，項目實施的階段性特征也會造成臨時人員的不穩(wěn)定性。
檔案數(shù)據(jù)龐大，經(jīng)過數(shù)字化處理后，人工檢測難度大，標準因人而異，容易導(dǎo)致檔案信息失真、泄露等安全事故。在這方面，我們建議統(tǒng)一使用“檔案數(shù)字質(zhì)量檢查系統(tǒng)”軟件，因為該軟件可以準確識別檔案數(shù)據(jù)、圖像質(zhì)量、分辨率和缺頁等質(zhì)量檢查工作。
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