數(shù)字檔案館的核心是一個分布式的數(shù)字檔案館信息資源系統(tǒng)，它是由許多網(wǎng)絡(luò)節(jié)點組成的聯(lián)合體。它可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)組織和整理不同地理位置的檔案信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供檔案信息服務(wù)。在數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中，服務(wù)器是網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點，存儲和管理著數(shù)字檔案館的信息資源。客戶端是網(wǎng)絡(luò)的終端，可以方便地訪問數(shù)字檔案信息資源。

說明元數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館電子文件管理中的重要作用。元數(shù)據(jù)的功能可以概括如下：

1.元數(shù)據(jù)可以幫助數(shù)字檔案館構(gòu)建信息檢索機制。元數(shù)據(jù)具有動態(tài)跟蹤功能，可以即時動態(tài)獲取電子文件管理的各種信息。在數(shù)字檔案館的海量信息庫中，借助元數(shù)據(jù)，可以快速找到并獲取特定的信息單元。

2.元數(shù)據(jù)可以維護信息的識別和讀取。電子文檔所承載的元數(shù)據(jù)信息能夠完整地記錄電子文檔的原始狀態(tài)，能夠系統(tǒng)地映射電子文檔的信息內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)。還可以映射電子文檔的生成環(huán)境和行政管理環(huán)境。只有當元數(shù)據(jù)信息與數(shù)據(jù)對象同時被獲取時，檢索到的數(shù)據(jù)單元才能被理解和可讀。

3.元數(shù)據(jù)可以保證電子文檔的真實性和憑證性。元數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以跟蹤記錄電子文檔從產(chǎn)生的那一刻起所使用的載體、設(shè)備、技術(shù)的變化歷史，以及文檔使用、介入的整個歷史過程，即無論載體、設(shè)備、技術(shù)如何更新，無論用戶、使用者有多少，都作為歷史數(shù)據(jù)保存下來，記錄備案。