【檔案知識科普】檔案數字化的定義及作用

2022-08-12

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如何將所有文件變成實用、有用的信息資源，快速、快捷地為用戶提供服務，是當前文件管理的要點工作。利用數字技術和信息技術，將文件變成數字信息資源，供共享和播放。檔案的真的作用是檔案數字化的很根本目的。

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數碼攝影（音、視頻）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術，將各種載體的檔案資源轉化為數字檔案信息。它以數字形式存儲，并以網絡形式相互連接。由計算機系統(tǒng)管理，形成檔案信息庫的有序結構，實現資源共享。是檔案信息化建設的重要組成部分。

檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的一項重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現有檔案目錄庫建設和重要檔案及照片、音像檔案的數字化建設；二是電子檔案歸檔和電子檔案管理。紙質文件經過數字化管理后，可轉為機讀文件，既節(jié)省存儲成本，又節(jié)省空間，便于快速存取，避免了材料重復打印造成的紙張和人員浪費。數字化管理后，檔案可以及時歸檔，盡快提供使用服務。

數字化文件管理讓文件數據的搜索變得快捷方便，足不出戶就能查到需要的東西，數字化讓信息共享成為現實。檔案數字化是數字檔案建設中很基本的工作。傳統(tǒng)載體的檔案通過高科技技術處理成數字檔案的形式。通過局域網、政務網、互聯網，可以對電子檔案進行計算和檢索，對電子檔案進行閱讀。為迎接檔案信息服務新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平，提高了效率，提升檔案部門的服務水平，為檔案內部管理和面向客戶的服務提供好用、多方面的服務.

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