音像檔案是指由從事各種活動(dòng)的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人組成的對(duì)國家和社會(huì)有價(jià)值的照片、底片、影片、記錄、錄音帶和其他不同資料。它們主要以圖像和聲音為基礎(chǔ)，輔以文字說明的歷史記錄。聲音和圖像文件是單元文件的重要組成部分。

　　隨著社會(huì)的發(fā)展和辦公條件的改善，在辦公工作和各種活動(dòng)中形成了大量的音頻和視頻文件。為了更好地維護(hù)和運(yùn)用這些生動(dòng)形象的特殊載體文件，我們停止對(duì)房山區(qū)161個(gè)備案單位的聲象文件管理進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，音像檔案普遍存在歸檔不全、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響到音像檔案的保存和使用。音像檔案管理滯后于檔案的整體發(fā)展，已經(jīng)達(dá)到了掌握的水平。因此，迫切需要采取有效措施，加強(qiáng)對(duì)音像檔案的管理。

　　一、音像檔案管理問題

　　(一)攝制組中存在著兩種誤解和“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀

　　攝影師直接在各自的單位從事音頻和視頻文件的制作，并決定音頻和視頻文件的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查揭示了攝制組中“一個(gè)強(qiáng)，一個(gè)弱”的情況。在調(diào)查組的443名攝像人員中，156名為全職人員，287名為兼職人員。平均年齡為35歲，其中72%的人受過大學(xué)或以上教育。一個(gè)強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)，一個(gè)中年，一個(gè)高水平的教育——這是強(qiáng)大的一面;在參與調(diào)查的443人中，有381人(86%)工作了1到5年，只有14%的人工作超過5年。共有68人接受過專業(yè)培訓(xùn)，僅占16%。其中短訓(xùn)(錄像專業(yè))1 - 3個(gè)月66人，大專畢業(yè)2人，84%屬于“自己”?！叭酢钡囊幻媸侨狈I(yè)經(jīng)驗(yàn)和普遍較低的專業(yè)知識(shí)和技能。

　　調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，攝像人員之間存在兩種誤解。一是當(dāng)?shù)厝瞬恢朗裁词锹曄駲n案。他們繼續(xù)錯(cuò)誤地認(rèn)為，只有來自更高當(dāng)局的通訊和紅頂文件才是檔案，而他們在公務(wù)活動(dòng)中所作的照片、錄音和錄象帶被認(rèn)為已經(jīng)完成任務(wù)，沒有必要?dú)w檔和保存。二是有些人誤以為照片是誰拍的就屬于誰，把報(bào)紙、廣播用完就連完，如何處置這些音頻和視頻文件都屬于個(gè)人行為。因?yàn)檫@些同志缺乏整體概念,檔案了解不強(qiáng),只想到個(gè)人或部門工作方便,導(dǎo)致部分聲音和圖像檔案保留在個(gè)人或部門很長一段時(shí)間,不移交檔案館室或檔案檔案統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，形成的聲音圖像文件失控或丟失，導(dǎo)致單位文件不完整和完整，嚴(yán)重影響了聲音圖像文件的持久維護(hù)和開發(fā)應(yīng)用。

　　事實(shí)證明，攝像人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用。也就是說，聲音的制作和文件的一遍日期的構(gòu)成和存檔是不好接近的，要靠檔案人員來督促或存檔來收集，只能“遲做總比不做好”。