收集、整理和保存工程檔案的方法

　　(一)分工負責(zé)，歸口管理。各建設(shè)項目施工組織應(yīng)設(shè)立專門的數(shù)據(jù)信息管理部門，負責(zé)建設(shè)項目的前期和后期，收集、分發(fā)、管理和保存施工組織內(nèi)外的所有數(shù)據(jù)信息。信息管理部門應(yīng)設(shè)置專職數(shù)據(jù)員，負責(zé)具體數(shù)據(jù)管理。在施工組織內(nèi)實現(xiàn)工程檔案資料的歸口管理，使所有文件資料只有一條進出口通道，從而保證項目文件資料在組織上的有效管理。實行分工負責(zé)制，實行檔案資料制作、報批、使用、報檔。各職能部門直接向信息管理部門報告工程前期準備材料(包括各種許可證、開發(fā)報建、招標材料等)。項目監(jiān)理資料，主要由監(jiān)理單位負責(zé)制作和歸檔。施工資料，主要由施工作業(yè)部門進行具體的制作、收集、整理，并在每個部門完成工程后，統(tǒng)一移交給信息管理部門。項目竣工驗收資料，由施工作業(yè)部門編制、收集、匯總、報告、歸檔驗收資料。工程結(jié)算數(shù)據(jù)主要由施工作業(yè)部門和承包商根據(jù)工程結(jié)算目錄收集整理，提交給預(yù)決算部門，結(jié)算后由預(yù)決算部門歸檔給信息管理部門。

　　(二)遵守規(guī)范，確保質(zhì)量。建筑工程檔案的收集整理要嚴格遵守中華人民共和國《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-2001)各項要求標準。按照歸檔范圍、保管年限、組卷排列、文件編目、文件裝訂等要求執(zhí)行。，從而保證文件的整理和保存質(zhì)量。例如，完成圖紙的組合應(yīng)該是:

　　1.完成圖紙不裝訂。按照國家標準《技術(shù)繪圖復(fù)制圖紙折疊方法》中表1的方法進行折疊(即用手風(fēng)琴折疊，用白邊切割)，折疊成4號圖紙(297×210mm)規(guī)格，圖面朝內(nèi)，圖標應(yīng)暴露。

　　完工圖按單個項目排列，并按單個項目中的專業(yè)組卷。以此為例，其它的就不一一贅述了。

　　(三)科學(xué)存儲，安全長效。建筑工程是一項百年計劃，我國對工程設(shè)計和建設(shè)質(zhì)量實行終身責(zé)任制。因此，要求作為建筑工程歷史記錄的工程檔案的存儲，必須經(jīng)得起時間和歲月的考驗，這是工程建設(shè)單位的責(zé)任和義務(wù)。因此，各建設(shè)單位應(yīng)適當(dāng)投資，配備檔案保管設(shè)備，確保所有建筑工程檔案在提交當(dāng)?shù)?a href='http://m.chi-sheri.com/news/467.html' target='_blank' class='key_tag'>檔案館前完整無損，需要本單位保存的數(shù)據(jù)安全長效。同時，應(yīng)配備專門的檔案數(shù)據(jù)室和現(xiàn)代化的存儲設(shè)備，以防潮、防霉、防火、防盜、防輻射、更換。