檔案數(shù)字化加工是檔案界近年提出的新概念。由于形成時(shí)間較短，暫時(shí)還沒(méi)有取得統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和提法。綜合目前的各種表述，可以將數(shù)字檔案館的概念完整地表述如下：數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，并以網(wǎng)絡(luò)方式相連接和提供利用。實(shí)際上就是運(yùn)用當(dāng)代信息技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，以網(wǎng)絡(luò)化方式相聯(lián)接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。綜合各種表述，可以將數(shù)字檔案館的概念完整地表述如下：數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

    以“有序的信息空間和開(kāi)放的信息環(huán)境”為特征的完整意義上的數(shù)字檔案館，不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò)，而是包含在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，將是繼“數(shù)字圖書(shū)館”之后，在因特網(wǎng)上扮演重要角色的又一種知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，屬于國(guó)家數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。

    數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個(gè)檔案工作業(yè)務(wù)流程的計(jì)算機(jī)化，而是代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與法規(guī)的制定和推行、軟/硬件基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、數(shù)字資源建設(shè)、人才隊(duì)伍培養(yǎng)等方面內(nèi)容，是一個(gè)與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計(jì)算機(jī)工程、信息組織工程等有著密切聯(lián)系的系統(tǒng)工程。

    “數(shù)字檔案館”的含義有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。

    狹義的數(shù)字檔案館指其中的個(gè)體檔案館，其含義除了館藏檔案數(shù)字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建（包括軟、硬件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和組織實(shí)體的建立）。它包括：

    1．接收應(yīng)歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)，并對(duì)立檔單位的電子文件工作流程實(shí)施在線監(jiān)督和控制，以及時(shí)獲取電子文件，防止重要文件的流失；

    2．將現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞；

    3．支持對(duì)館藏各種檔案實(shí)體的自動(dòng)化管理；

    4．支持以網(wǎng)絡(luò)連接行業(yè)、政府信息資源庫(kù)及不同檔案館的數(shù)字化館藏，能夠提供分散于不同地區(qū)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；

    5．組織對(duì)數(shù)據(jù)的有效訪問(wèn)和查詢，使用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進(jìn)行查閱。

    數(shù)字檔案館的分類

    數(shù)字檔案館的出現(xiàn)僅短短幾年時(shí)間，根據(jù)目前國(guó)內(nèi)外的有關(guān)情況以及發(fā)展趨勢(shì)，我們大致可以將數(shù)字檔案館分為以下幾種：

    （一）按照層次級(jí)別分，省級(jí)、市級(jí)、縣級(jí)數(shù)字檔案館。

    （二）按照管理內(nèi)容分，有綜合數(shù)字檔案館、專業(yè)行業(yè)數(shù)字檔案館以及專門(mén)、專題數(shù)字檔案館。

    （三）按照管理部門(mén)的性質(zhì)分，數(shù)字檔案館可以分為國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體甚至個(gè)人數(shù)字檔案館。

    以上各類數(shù)字檔案館可以相互組合，形成特定的數(shù)字檔案館。