檔案整理是檔案室工作中的重要內(nèi)容，其對(duì)完善檔案管理體系至關(guān)重要，檔案整理主要是將處于零散狀態(tài)和需進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使之具有系統(tǒng)性與聯(lián)系性的工作過(guò)程。

　　檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，采用合理的整理方案從而提高檔案質(zhì)量，便于保管和利用。

　?。ㄒ唬n案的整理應(yīng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)

　　首先要重視原有的整理基礎(chǔ)，不輕易打亂重整。只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有目可查，即應(yīng)該力求保持其原有的整理體系。

　　保留原有整理體系

　　許多經(jīng)驗(yàn)表明，只根據(jù)一時(shí)的需要和某種管理要求，動(dòng)輒改變?cè)瓉?lái)的整理體系，對(duì)檔案整理一再返工，雖然有時(shí)會(huì)提高整理質(zhì)量，但有時(shí)卻越整越糟，甚至對(duì)檔案有所損毀。對(duì)原有的整理基礎(chǔ)要適當(dāng)?shù)匚蘸捅Ａ?，即使某些?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡，如原有的隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等標(biāo)識(shí)，也應(yīng)該得到重視。對(duì)于先前整理不當(dāng)或有明顯錯(cuò)誤的地方，要仔細(xì)研究，掌握有關(guān)情況后再加以改動(dòng)和糾正，切忌魯莽地毀滅檔案原來(lái)整理體系的原貌。

　?。ǘn案整理保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　潛在的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。

　　檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)，因此，整理時(shí)不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，要按照檔案形成規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中的固有聯(lián)系進(jìn)行整理，如實(shí)反映歷史活動(dòng)的面貌。

　　便于保管和利用，才是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)

　　譬如，一次重要的調(diào)查活動(dòng)會(huì)形成座談?dòng)涗?、?qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷(xiāo)記錄憑證等，就其內(nèi)容而言，無(wú)疑有密切聯(lián)系，但把這些形式不同的材料混同起來(lái)保存，顯然不利于查找利用，因此不能機(jī)械地運(yùn)用檔案整理的做法，而是要根據(jù)情況分別整理，恰當(dāng)組合，既保持檔案優(yōu)化聯(lián)系，又便于查找和利用。