檔案是直接形成的歷史記錄，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。這里的“文獻(xiàn)”是指廣義的文獻(xiàn)，即由文字、圖表、音像等構(gòu)成的各種資料。檔案管理信息化建設(shè)是檔案的資源化和信息化管理。傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)為主，信息量大，工作復(fù)雜，準(zhǔn)確性低，工作效率低。更不利于檔案資源的管理、利用和互動(dòng)，不能發(fā)揮很大作用，不利于長(zhǎng)期保存。當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和信息通信手段的進(jìn)步，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，開展檔案管理信息化建設(shè)是必然要求。

檔案信息化建設(shè)就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子版本，保存起來以備后用。數(shù)字掃描在當(dāng)今檔案信息化發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。揭宇航拍可以快速數(shù)字化文件，保證掃描拍攝效果，實(shí)現(xiàn)高清掃描、快速掃描、即時(shí)存儲(chǔ)。

檔案信息化建設(shè)是檔案應(yīng)對(duì)快速發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。信息社會(huì)的發(fā)展需要豐富、順暢的信息，對(duì)檔案信息的需求日益增加。檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐中直接形成的認(rèn)識(shí)世界、改造世界的原始記錄。它貫穿古今各個(gè)歷史階段，跨越自然和社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，匯集了豐富的信息，具有巨大的信息價(jià)值。檔案有社會(huì)淵源，與國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展密切相關(guān)，是社會(huì)信息資源的基礎(chǔ)資源。

檔案事業(yè)的發(fā)展不僅取決于信息社會(huì)的外部需求，也取決于內(nèi)部發(fā)展。大力開展檔案信息化建設(shè)，將改變檔案工作原有的內(nèi)向管理模式，促進(jìn)檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變。