電子檔案建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等。它是一個(gè)硬件和軟件系統(tǒng)。由于每個(gè)企業(yè)在日常工作中每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文本文件，需要記錄和保存，系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤顯示和存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)建立合適的文件查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢和網(wǎng)絡(luò)上的文件傳輸，達(dá)到資源共享的目的。此外，電子檔案管理的類別應(yīng)細(xì)分為作業(yè)目的管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案分類管理、在冊(cè)目錄管理、企業(yè)分類管理等。從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享能力。

針對(duì)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)多方面對(duì)接的問題，作者建議在查詢接口程序中增加檔案查詢功能，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)OA系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無(wú)縫集成。

加強(qiáng)電子文件歸檔管理，提高了檔案信息化管理水平。根據(jù)檔案管理要求，對(duì)不同類型載體的檔案(如紙質(zhì)檔案和照片、聲像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)本單位電子文件的積累、鑒定、著錄和歸檔工作，確保生成的具有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管和利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。要穩(wěn)定檔案工作者隊(duì)伍，提高了檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，檔案工作者得要從雜家轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)人士。人的因素是保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理有序、正常、可持續(xù)發(fā)展的主要因素。