隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高，企業(yè)檔案已經(jīng)成為一個與.財富.人們越來越重視同樣重要的資源的地位和作用。從某種意義上說，企業(yè)檔案儲備實際上可以理解為企業(yè)技術.企業(yè)知識儲備的一種形式，其豐富性預示著企業(yè)技術的內(nèi)在潛力和企業(yè)發(fā)展?jié)摿Φ膹娙酢?/span>

　　如何使用檔案管理系統(tǒng)?

　　智能檔案管理是指利用射頻識別技術存儲實體檔案.查.借.還.綜合數(shù)據(jù)可視化查詢和管理等流通環(huán)節(jié)。

　　據(jù)國家檔案局統(tǒng)計，截至2016年，全國各級綜合檔案館收藏檔案65062.5萬卷，資料3968.2萬冊。此外，還有各種視聽檔案.以磁盤光盤為載體的電子文件.照片檔案等。

　　每年，全國各地的檔案倉庫都要承擔大量的檔案存儲任務，大部分檔案倉庫都接近飽和。因此，如何更有效地利用有限的資源，限制現(xiàn)有檔案倉庫存儲能力的發(fā)展，已成為一個亟待解決的問題。

　　RFID技術應用優(yōu)勢

　　RFID該技術通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數(shù)據(jù)，無需人工干預，工作距離長.精度高.自動快速的信息收集和處理等一系列優(yōu)勢，優(yōu)于傳統(tǒng)的手工輸入方式，大大提高了效率。

　　如何使用檔案管理系統(tǒng)，智能檔案管理功能

　　1.身份權限管理

　　向工作人員和外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為進出檔案的標識，用于身份識別和查閱權限操作。

　　2.定位檢索準確

　　在先進的RFID在技術基礎上，結合先進的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持各種文件檢索，實現(xiàn)快速準確的定位。從而實現(xiàn)高效的文件檢索.存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

　　3.快速盤點檔案

　　查詢子系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)發(fā)出庫存指令，RFID手持掃描文件標簽，收集和存儲信息，并自動返回中央數(shù)據(jù)庫中收集到的信息進行檢查。庫存過程不需要打開文件包來完成整個文件箱的庫存。

　　4.一體化聯(lián)動

　　系統(tǒng)支持門禁.視頻監(jiān)控.環(huán)境監(jiān)控.LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動，使這些獨立的系統(tǒng)相互配合，實現(xiàn)功能化應用。

　　應用案例

　　最 高人民檢察院

　　最 高人民檢察院檔案館共三層，總面積3800平方米，藏品90多萬卷.需求文件.訴訟.音像.檢查技術.各種形式的檔案存儲，如實物檔案和文件。項目需要數(shù)字化加工用房.實物檔案修復室.裱糊修復室.有害生物防治室.圖像放大沖洗室.復印室.視頻閱覽室.電子閱覽室.16個功能室，如電子文件收集室和報告廳.服務廳.會議室.修史編志室.研討室等。

　　通過這個項目的建設，人民檢察院的檔案可以成為一個實體和數(shù)字的集合.智能有機統(tǒng)一的現(xiàn)代化.綜合檔案館可以利用網(wǎng)絡信息管理平臺進行檔案收集.管理.存儲和利用功能可以作為醫(yī)院領導的功能.機關干警.提供更便捷服務的檢查系統(tǒng)和其他相關單位。

　　盡管檔案在企業(yè)中扮演著如此重要的角色，但大多數(shù)企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理仍然存在許多問題：

　　文件凌亂，容易丟失。

　　l各部門檔案分開，沒有統(tǒng)一管理。

　　我不能隨時隨地閱讀文件。

　　l企業(yè)因文件泄露而遭受損失。

　　在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，需要查詢檔案，一般需要向檔案管理部門提出申請。然后，根據(jù)檔案查詢的申請，檔案管理員到檔案室提取檔案，然后交給申請人。

　　基于射頻識別技術的文件管理系統(tǒng)由中間數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成。終端管理器是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問中間和信息輸入輸出終端。終端管理器，包括集成RFID功能的RFID標簽.通道門.手持終端.發(fā)卡機是核心數(shù)據(jù)庫獲取和輸出信息的重要端口。RFID讀寫設備的功能是將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標簽或?qū)撕炛械男畔霐?shù)據(jù)庫。手持式射頻識別終端是管理員收集和交換現(xiàn)場信息的硬件。管理員將收集到的數(shù)據(jù)導入中間數(shù)據(jù)庫，然后為使用文件管理信息系統(tǒng)的各種功能提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡機構用于完成圖書管理員許可卡的分發(fā)和設置功能。