隨著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的全面實(shí)施，各地不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在工作中產(chǎn)生了大量不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。那什么是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案呢?

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是指不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作中具有保存價(jià)值的歷史記錄，主要記載形式為不動(dòng)產(chǎn)登記簿，包含以各類相關(guān)紙質(zhì)文字、圖表描述、網(wǎng)絡(luò)登記表為主的原始憑證材料。

　　檔案內(nèi)容

　　01

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案包括從房管部門(mén)移交的房屋登記檔案、從農(nóng)業(yè)部門(mén)移交的承包地登記檔案、從林業(yè)部門(mén)移交的林權(quán)登記檔案以及不動(dòng)產(chǎn)登記中心制作的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，含紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。

　　02

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的內(nèi)容包括在登記工作中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質(zhì)檔案和電子檔案，包括權(quán)屬來(lái)源資料、登記申請(qǐng)材料、登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核文件以及具有保存價(jià)值的其他材料(如∶實(shí)地查看記錄、登記現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)筆錄及照片或聲像、各種稅費(fèi)的繳納憑證、契約、司法協(xié)助文書(shū)、不動(dòng)產(chǎn)登記簿、不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪資料、不予登記決定、查詢申請(qǐng)表等)。

　　03

　　不動(dòng)產(chǎn)登記簿以電子介質(zhì)存放為準(zhǔn)，存儲(chǔ)于不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)中，做好不動(dòng)產(chǎn)登記簿的實(shí)時(shí)電子備份。電子不動(dòng)產(chǎn)登記薄應(yīng)轉(zhuǎn)換形成的紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記簿，紙質(zhì)不動(dòng)產(chǎn)登記簿須存放在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門(mén)，并由登記實(shí)施部門(mén)會(huì)同不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)。

　　04

　　不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪資料為不動(dòng)產(chǎn)登記中心測(cè)繪管理部門(mén)移交的不動(dòng)產(chǎn)測(cè)繪的相關(guān)資料，一般以宗地為單位立卷歸檔保存。

　　立卷歸檔

　　√

　　從房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等部門(mén)接收的電子檔案應(yīng)留底存檔，同時(shí)按照不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的要求，逐步進(jìn)行檔案資料融合形成不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案庫(kù);接收的紙質(zhì)檔案應(yīng)單獨(dú)保存。在辦理不動(dòng)產(chǎn)變更登記過(guò)程中連步整理為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。

　　√

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案必須在各級(jí)不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案管理部門(mén)集中歸檔管理，任何單位和個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為已有。

　　√

　　每件(宗)不動(dòng)產(chǎn)登記工作完成后，登記人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將整好的權(quán)屬資料、文件等經(jīng)登記負(fù)責(zé)人審查后，送交檔案室立卷歸檔。檔案管理部門(mén)要對(duì)送來(lái)的資料進(jìn)行審查，確保送來(lái)的資料符合要求后簽字接收。

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　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案應(yīng)當(dāng)做到書(shū)寫(xiě)符合標(biāo)準(zhǔn)、字跡工整、內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合檔案立卷歸檔的要求。手工填寫(xiě)的部分采用墨汁或碳素墨水書(shū)寫(xiě)檔案，字跡要工整，圖樣要清晰。由原電子檔案或各級(jí)房管部門(mén)通過(guò)數(shù)據(jù)接口推送而來(lái)的電子檔案資料轉(zhuǎn)化的紙質(zhì)資料應(yīng)加蓋檔案專用章。

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　　應(yīng)建立電子檔案庫(kù)，方便檔案的查詢工作。電子檔案由紙質(zhì)檔案掃描錄入而成，紙質(zhì)檔案的掃描入庫(kù)工作須在信息化工作人員的協(xié)助下進(jìn)行，應(yīng)建立電子檔案與不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。單頁(yè)材料采用JPG格式存儲(chǔ)，多頁(yè)材料可以采用pdf格式或JPG格式存儲(chǔ)，適當(dāng)減小頁(yè)面數(shù)據(jù)量，以圖面清晰能識(shí)別為度。

　　檔案分類

　　01

　　按不動(dòng)產(chǎn)地理位置分類

　　不動(dòng)產(chǎn)作為自然物的首要特性即不可移動(dòng)性，又稱為位置固定性。無(wú)論不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況、權(quán)屬狀況發(fā)生怎樣的變化，其地理位置始終不變，因此可以按不動(dòng)產(chǎn)所在的地理位置對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分類。一個(gè)不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)一般負(fù)責(zé)一個(gè)地籍區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)，其不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可按“地籍區(qū)+地籍子區(qū)(或街坊)+宗地+地上定著物”分類。

　　采用這一分類方法，可以直接使用不動(dòng)產(chǎn)單元號(hào)的第二至四段代碼作為檔案號(hào)。不動(dòng)產(chǎn)單元號(hào)即不動(dòng)產(chǎn)的“身份證號(hào)”，共有28位，分為4段∶一段表示所在行政區(qū)劃代碼，6位;第二段表示地籍區(qū)和地籍子區(qū)代碼，6位;第三段表示宗地號(hào)代碼，7位;第四段表示定作物編碼，9位。

　　采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，檔案在庫(kù)房中也按分類號(hào)分區(qū)排放，同一地理位置的所有檔案均存放在一起，檔案管理人員只要熟悉本地區(qū)街坊、道路，也就能熟悉館(室)藏檔案，手工檢索查檔也非常方便快捷，適用于傳統(tǒng)的檔案管理方式。該分類方法的缺點(diǎn)是，不動(dòng)產(chǎn)會(huì)因自然狀況、權(quán)屬狀況的變化而產(chǎn)生新的登記檔案，因此檔案上架排放時(shí)需要預(yù)留空間，故庫(kù)房利用率較低。特別是在房屋交易頻繁的情況下，房屋類不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量增長(zhǎng)較快，且不同地理位置的增速不平均，導(dǎo)致檔案架(柜)預(yù)留空間有的地方不夠用、有的地方用不完，檔案庫(kù)房每隔幾年就需要倒架(柜)，耗費(fèi)大量人力物力。

　　02

　　按檔案形成年度分類

　　不動(dòng)產(chǎn)登記檔案按業(yè)務(wù)件立卷，可以以該件業(yè)務(wù)登簿日期或歸檔日期確定其所屬年度，每一年度下面再按不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利類型分小類、編序號(hào)。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)雖然類型較多、關(guān)聯(lián)關(guān)系復(fù)雜，但具體到一宗業(yè)務(wù)卻相對(duì)簡(jiǎn)單，從受理到完成登記、資料歸檔少則三五天、多則十幾天，跨年度的登記業(yè)務(wù)較少，按年度分類操作簡(jiǎn)便。

　　采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，每一年度結(jié)束，該年度所形成的檔案數(shù)量能夠確定下來(lái)，不會(huì)再增加或減少;所占用的存放空間也是確定的，無(wú)需預(yù)留，這樣就提高了庫(kù)房的利用率、節(jié)約了保管成本。缺點(diǎn)是，同一地理位置的、存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的多件檔案會(huì)因?yàn)槟甓炔煌稚⒋娣?，如果需要一次性調(diào)閱上述多個(gè)檔案原件，比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。但隨著檔案數(shù)字化的快速推進(jìn)，檔案原件調(diào)閱率逐步下降，上述缺點(diǎn)可以忽略。

　　03

　　按不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)類型分類

　　根據(jù)《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范(試行)》，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)可分為12 種業(yè)務(wù)類型∶(1)集體土地所有權(quán)登記;(2)國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)登記;(3)國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記;(4)宅基地使用權(quán)及房屋所有權(quán)登記;(5)集體建設(shè)用地使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記;(6)海域使用權(quán)及建筑物、構(gòu)筑物所有權(quán)登記(內(nèi)陸城市沒(méi)有此類型);(7)地役權(quán)登記;(8)抵押權(quán)登記;(9)預(yù)告登記;(10)更正登記;(11)異議登記;(12)查封登記。每一類編制一個(gè)兩位數(shù)的業(yè)務(wù)代碼，今后有新增的業(yè)務(wù)類型可隨之增加。

　　采用該分類方法的優(yōu)點(diǎn)是，不同業(yè)務(wù)類型的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案相對(duì)集中存放，便于按"主題"查找，同時(shí)易于區(qū)分保管期限不同的檔案。該分類方法的缺點(diǎn)是，不動(dòng)產(chǎn)登記受理環(huán)節(jié)為簡(jiǎn)化程序、方便群眾，會(huì)將部分關(guān)聯(lián)緊密的不同類型業(yè)務(wù)合并辦理，分類時(shí)存在交叉情況。