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　　巨大的訂單量，對于商家而言，既意味著極大的交易與收入，也意味著巨大的“考驗”——檔案的收集與管理。企業(yè)的電子檔案管理日益引發(fā)關注。

　　01

　　企業(yè)電子檔案困境

　　盡管單套制、電子化已經成為主流，電子商務也成為廣大企業(yè)的主要業(yè)務，仍然有很多企業(yè)留存堆積著紙質檔案，一是由于歷史積存;二是由于部分企業(yè)依舊認為紙質檔案的真實可靠不是電子化載體可以完全替代的。對傳統(tǒng)載體檔案的偏愛與依賴也導致這部分企業(yè)無法跟上技術轉型或是投入不足，致使電子檔案管理體系尚未健全而處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專職人員導致這些企業(yè)對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔，而不能充分發(fā)揮檔案信息在領導決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。

　　02

　　企業(yè)電子檔案管理路徑

　　那么，企業(yè)究竟應該如何管理電子檔案呢?

　　一，企業(yè)應當主動關注國家檔案局有關企業(yè)檔案管理的新動態(tài)，國家檔案局官網專設有“企業(yè)檔案工作”模塊，一切新實踐經驗、法律法規(guī)動態(tài)都會在國家檔案局官網發(fā)布。

　　如2021年國家檔案局就電子發(fā)票的處理問題多次發(fā)文，這些都是企業(yè)應該及時了解跟進的。另外，國家檔案局還會公布新試點企業(yè)的名單，其他企業(yè)也可以選擇與自己方向相近的企業(yè)進行參考學習。如2019年的《國家檔案局關于印發(fā)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收企業(yè)名單(一批)的通知》中就詳細列舉了企業(yè)的試點內容與創(chuàng)新方式。

　　第二，整合電子檔案與紙質檔案同步管理。短時間內從紙質檔案管理全面轉變到電子檔案管理是不切實際的，因此，在實現(xiàn)電子化管理的轉型中需要處理好電子檔案與紙質檔案管理的過渡對接問題，亦即從雙軌雙套逐漸過渡到單軌單套。將定稿的電子檔案與其紙質檔案均進行保管，對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著錄信息，這樣既提高了檢索速度又能夠有效避免計算機系統(tǒng)不穩(wěn)定而產生的風險，同時也彌補了紙質檔案侵蝕、損壞所產生不完整等劣勢。

　　第三，加強電子檔案管理系統(tǒng)的設計部署。一般而言，電子檔案管理系統(tǒng)的部署分為兩類：一是向專業(yè)技術公司購買服務，這種模式的優(yōu)勢在于專業(yè)技術公司能夠提供的服務已經相對成熟，企業(yè)上手較快，弊端則在于更新與個性化設計消耗較高;二是自行設計個性化系統(tǒng)，此種形式的大優(yōu)勢在于系統(tǒng)生命力強，可以不斷進化持續(xù)發(fā)展，問題在于投入周期長，啟動困難。

　　第四，注重并加強檔案管理人員隊伍建設。即使我們邁入數字化社會已經很久，依舊不排除部分檔案管理人員對數字化手段非常陌生，甚至恐懼。提高企業(yè)檔案管理人員的數字化素質是更好接軌時代發(fā)展的根本。

　　無論我們歡迎與否，無論數字化時代帶來的是巨大的商機還是巨大的挑戰(zhàn)，變化已經來臨，“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，只有掌握時代發(fā)展的動脈，才能夠擁有更多機會與可能。企業(yè)的檔案電子化管理，勢不可擋。