一般來說，檔案是指具有保存價值的各種形式的原始記錄，是人們在各種社會活動中直接形成的。以下是紙質檔案和電子檔案的相關內容，主要從紙質檔案和電子檔案的區(qū)別以及如何將紙質檔案轉化為電子檔案兩個方面進行介紹，希望對大家有所幫助!

　　1、紙質文件和電子文件有什么不同?

　　(1)歸檔

　　把處理好的文件整理好，定期交給檔案部門歸檔紙質檔案。

　　與紙質檔案相比，電子檔案的歸檔更為復雜，歸檔方式包括物理歸檔和有序歸檔。

　　有組織的歸檔方式是通過信息設備將電子文件中的地址存儲在網絡設備中的相關存儲設備中。文件部記錄歸檔的詳細電源，信息設備直接查看電子文件。有組織的歸檔方式對信息設備要求很高，需要高超的技能、相關的業(yè)務和信息設備。具體條件應具有非常嚴格的管理方法和穩(wěn)定的網絡系統(tǒng)環(huán)境。

　　物理歸檔是將電子檔案從機器中取出備份，移交檔案部門進行脫機保存。

　　(2)整理

　　將需要整合的文件整理到位，組合、排序、區(qū)分和編輯文件，形成一個完整的系統(tǒng)。組合、區(qū)分、編輯和排序文件中的整體內容、地址來源、構圖方法和時間等歷史信息。紙質文件的整理比較復雜，基本都是手工操作，效率低，勞動強度大。

　　電子檔案的整理涵蓋了兩個方面?∶對數(shù)據(jù)庫進行排序和分類。因為電子文件可以通過計算機系統(tǒng)有效、快速、全方位地進行序列，所以電子文件可以自動組合和分類，以滿足不同的需求。

　　編目和審核(3)

　　編目紙質檔案記錄卷中文檔的相關目錄信息、完整的準備表、整個封面編目和編號等。，最后形成一個完整的目錄。這些目錄將通過實際操作進行審查。

　　電子文件在計算機系統(tǒng)中具有很強的推理功能和邏輯性，可以自行處理摘要、全文和文件名稱，選擇關鍵詞轉換成標準的分類號和主題詞，從而實現(xiàn)自動引用標準。根據(jù)電子文件檢索系統(tǒng)，電子文件檢索可以提供多種檢索方法，可以更好地滿足用戶的不同檢索需求。

　　保護方面的差異(4)

　　載體壽命的差異

　　纖維素的質量是決定紙張質量的因素。為了提高紙質檔案的整體質量，在保護檔案的過程中，必須解決化學反應所需的條件。

　　電子文件使用的設備是光盤和磁性載體。光盤通過灣光獲取和存儲信息。目前，光盤使用的記錄載體包括合金、碳鋁中的化合物、硒和激光作用下發(fā)生變化的一些相關材料。磁粉中殘留的磁性化合物是記錄信息的決定性因素，會因外部磁場的破壞而消磁或退磁。

　　2、怎樣將紙質文件轉換成電子文件?

　　電子文件是指通用電子圖像文件的集合，通過計算機磁盤等設備存儲，與紙質文件相對應，相互關聯(lián)，通常以文件為單位。

　　(1)可以打開手機的微信軟件，然后進入微信界面，迅速將紙質表格轉換成EXCEL電子版。

　　點擊箭頭指向的小程序選項按鈕，進入微信主界面。

　　進入小程序界面后，用放大鏡搜索，用表格文字識別標志，進行操作。

　　(4)進入表格文字識別界面后，點擊下面的相冊，打開需要識別的帶表格的圖片，或者點擊拍照，對著紙質表格拍照。

　　上傳圖片后，表格文字識別界面將顯示識別。

　　(6)然后點擊預覽識別結果，結果將顯示在手機界面上。

　　選用查看方法，選用Excel軟件打開，或在彈出菜單中與他人分享其它內容。