檔案數(shù)字化管理便是把傳統(tǒng)的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲介質(zhì)的各類原始檔案資料，通過緊縮、掃描、轉(zhuǎn)化等手法轉(zhuǎn)化為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過存儲管理技能把圖片與索引字段存儲在光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質(zhì)里，發(fā)布到廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)、機(jī)關(guān)企工作單位內(nèi)部網(wǎng)，便于運用者運用各種便當(dāng)?shù)牟樵兪址焖贆z索所需求的檔案資料，完結(jié)了數(shù)字化檔案管理的新式管理技能。跟著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技能的展開，檔案數(shù)字化管理已成為一種管理趨勢，但一同也需求認(rèn)清檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與缺少，對其優(yōu)勢充沛運用，對其缺少不斷改進(jìn)，使其更好地為現(xiàn)代社會展開服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

（一）能增強(qiáng)立卷準(zhǔn)則履行力。1983年4月，中共中心工作廳、國務(wù)院工作廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)矩：“凡機(jī)關(guān)工作中構(gòu)成的具有保存價值的文件資料均由文書部分或業(yè)務(wù)部分進(jìn)行立卷，并定時向檔案部分歸檔”，從上述規(guī)矩可見，文書管理部分收拾（立卷）在我國是一項根本準(zhǔn)則。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要進(jìn)程，現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部分立卷的履行程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部分立卷準(zhǔn)則，或準(zhǔn)則形同虛設(shè)，沒有很好的履行，單個部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)擔(dān)任人代替部分進(jìn)行立卷，但檔案管理人員常識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)范疇受限，一同每日均有許多工作需完結(jié)，對每一個部分的工作內(nèi)容未必了解透徹，必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行一致立卷編目，如此可進(jìn)步檔案歸檔質(zhì)量。

（二）能縮短檔案資料收拾工作時刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時刻、固定人員與固定地點進(jìn)行的，檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費許多時刻完結(jié)，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有工作管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的辦法完結(jié)電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進(jìn)行仿制與存儲。相關(guān)部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可運用電腦里已設(shè)的管理體系完結(jié)對資料的歸檔，如此縮短了工作時刻，操作簡便，進(jìn)步了工作質(zhì)量。

（三）進(jìn)步了查詢功率。在當(dāng)時社會經(jīng)濟(jì)飛速展開的布景下，發(fā)作了海量的檔案資源，假如依托人工完結(jié)對檔案資源的查詢費時、繁瑣。完結(jié)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上查找要害詞就能得到需求的信息，進(jìn)步了查詢功率。工作人員也將有許多時刻從事檔案資源的收拾、分類等根底性工作。（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的維護(hù)。紙質(zhì)檔案完結(jié)數(shù)字化后，能夠把原件妥善地保存起來，工作中檔案的運用徹底能夠通過數(shù)字化副本代替原件完結(jié)，這樣能夠避免或削減對檔案原件的損壞，以便有用地延伸原件的保存時刻；特別是那些前史長遠(yuǎn)的寶貴檔案資料，完結(jié)數(shù)字化管理后無疑會得以更好地保存。

二、檔案數(shù)字化管理的缺少

（一）檔案數(shù)字化管理有必定的危險性。在信息技能逐日遍及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機(jī)體系里的檔案信息構(gòu)成了極大要挾，添加了檔案保密管理難度。別的，部分檔案在轉(zhuǎn)化成電子檔案時，首要運用電子編碼技能來進(jìn)行檔案批改，電子編碼技能在運用時有必定的壞處，假如對原始憑據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違背《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

（二）電子文件檔案貯存受載體束縛性強(qiáng)。電子文件對軟硬件設(shè)備的依托性適當(dāng)強(qiáng)，核算機(jī)貯存設(shè)備容量雖大，不過面臨呈幾何級數(shù)展開的電子文件也有窮盡之時，且核算機(jī)運用軟件更新適當(dāng)快，不少前期構(gòu)成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長時刻乃至準(zhǔn)確管理。

（三）數(shù)字檔案的法令效能問題。檔案是原始的回憶，具有憑據(jù)效果和法令效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特別性，因為它的內(nèi)容簡略被批改，并且內(nèi)容和載體易別離，實在性存在“信任危機(jī)”。因而，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法令面前很難成為合法有力的依據(jù)。

（四）工作人員業(yè)務(wù)本質(zhì)需求進(jìn)步。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必定會用到核算機(jī)軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字印象管理等多種現(xiàn)代化技能，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代核算機(jī)技能的人即能擔(dān)任并完結(jié)工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可擔(dān)任。因而應(yīng)注重檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培育?？倸w，在核算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能不斷展開的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案工作展開的必定趨勢。現(xiàn)代信息技能必將完結(jié)由手藝檔案管理至主動化管理的改造，然后進(jìn)步管理工作功率，削減勞動強(qiáng)度，加速文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟年代展開步伐，探索出科學(xué)檔案管理新思路、新辦法，標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的運用價值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。