首要是以我為本(以發(fā)文單位為主)。但凡本單位所發(fā)作的發(fā)文(紅頭文)有必要歸檔，其它單位（包含上級、同級和下級機關(guān)）的來文，需求管理的文件(辦件)有必要歸檔，重要的文件資料應(yīng)該歸檔，閱知類的文件能夠不歸檔。

文件以“件”為單位進(jìn)行收拾歸檔。一般以每份文件為一件，

文件正本與定稿為一件（重要文件如法令法規(guī)等須保存歷次批改稿的，其正本與歷次稿包含定稿各為一件）。

原件與仿制件為一件（關(guān)于制成資料、筆跡資料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及運用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)仿制后歸檔。仿制件包含復(fù)印機制造的復(fù)印件以及手藝謄寫的抄件等。這些仿制件應(yīng)與原件作為一件）。

轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包含遵從定見及履行要求，后者則是詳細(xì)內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效能方面難以切割，因而也應(yīng)作為一件）。

正文與附件為一件（附件是指附歸于正文之后的其他文件資料，作為正文的彌補闡明或參閱資料，如附帶的圖表、核算數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，假如附件數(shù)量較多或許太厚不易裝訂時，也可各為一件）。

報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完好，具有獨立的檢索價值，因而應(yīng)依照其本來的裝訂辦法，一冊（本）作為一件）。

來文與復(fù)文各為一件（這是比較特別的一種規(guī)矩?！皝砦呐c復(fù)文”是對聯(lián)絡(luò)密切的交游性質(zhì)的文件資料的概括性表述，也包含“去文與復(fù)文”，從文種上看包含請示與批復(fù)、陳述與指示、函與復(fù)函、告訴與陳述等等）。

請示與批復(fù)各為一件。

陳述與指示各為一件。

正文與文件管理單（文件在運轉(zhuǎn)進(jìn)程中一般都附有文件管理單或許擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)指示的簽批條等。這些表單實在地記載了文件的構(gòu)成、管理進(jìn)程，是歸檔文件不行切割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

“為一件”是指在實體上裝訂在一同，編目時也只表現(xiàn)為一條條目。

歸檔文件的收拾工作，有必要遵從文件的構(gòu)成規(guī)矩，堅持文件之間的有機聯(lián)絡(luò)。擺放辦法強調(diào)按事由擺放。

歸檔文件依照不同年度、不同安排（問題）、不同保管期限等構(gòu)成中的客觀規(guī)矩進(jìn)行相對會集，維護不同文件間的有機聯(lián)絡(luò)。擺放文件時，強調(diào)了“事由準(zhǔn)則”，將同一事由構(gòu)成的文件擺放在一同，使文件間的有機聯(lián)絡(luò)得以充沛表現(xiàn)。

在裝訂之前，將悉數(shù)文件收拾一遍，依照以上收拾準(zhǔn)則，將歸于一件的資料放在一同，以便于裝訂，避免返工。

歸檔文件資料修整結(jié)束，需求運用契合檔案維護要求的裝訂資料重新加以裝訂，固定文件頁次，避免文件張頁丟掉，便于歸檔后保管和運用的效果。

裝訂前首要應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存構(gòu)成影響的金屬物品拆掉（原文件已運用不銹鋼釘?shù)膱猿衷b訂不動）。

應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按必定辦法對齊，便于將來翻閱運用。一般來說，選用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；選用左邊裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。（主張管理文件類選用左邊裝訂，污染源品種選用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜）

有必要對它們進(jìn)行排序。次序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，仿制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特別規(guī)矩的，中文本在前，外文本在后。有文件管理單的，一般放在后；但假如已張貼牢固的可放在前面，這樣能夠作為主頁加蓋歸檔章，然后更好地維護正本的原始相貌。

裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂資料做一致規(guī)矩，一般選用不銹鋼訂書釘裝訂，如文件太厚，則主張選用三孔一線。

裝訂要求：裝訂用品有必要是對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽數(shù)。裝訂辦法應(yīng)能較好地維護文件的原始相貌。