檔案數(shù)字化是指利用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。目前，海寧市檔案館進行的檔案數(shù)字化工作主要是紙質檔案的數(shù)字化。加強檔案數(shù)字化加工過程中的質量管控，大限度地提升存量檔案數(shù)字化的質量，是數(shù)字檔案館建設的重要數(shù)據(jù)基礎。紙質檔案的數(shù)字化是指利用掃描儀等設備對紙質檔案進行數(shù)字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質檔案的內在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程。海寧市檔案館近幾年狠抓數(shù)字化工作，堅持高標準起點、高質量成果、可持續(xù)利用原則抓實數(shù)字化工作全程管理。

　　抓好管理流程，強化保障層面的支撐

　　1、建立組織

　　檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)工程，涉及面廣，工作量大。首先，按照當前檔案信息化建設的要求，檔案館要針對館藏檔案數(shù)字化的具體情況，建立相應的組織協(xié)調機構，并明確其工作職責。同時，要明確檔案館各科室在數(shù)字化加工過程中的具體職責，做到責任明確，各司其職。

　　2、制定計劃和方案

　　具體的檔案數(shù)字化項目，應當制訂相應的工作方案。工作方案應包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內容、數(shù)字化技術方法和主要技術指標、驗收依據(jù)、人員安排、責任分工、進度安排等一系列相關內容。在確定數(shù)字化對象時，綜合考慮館藏檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、數(shù)字化資金等情況，選取優(yōu)方案。

　　3、制訂具體的操作規(guī)范和相應的管理制度

　　在明確計劃和方案的基礎上，應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，規(guī)范有關操作流程與標準并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數(shù)字化成果。

　　管好業(yè)務流程，加強操作過程的監(jiān)控

　　1、建立項目部

　　為保障館藏檔案數(shù)字化加工過程中檔案實體與檔案信息的安全，規(guī)范數(shù)字化加工流程，保證數(shù)字化成果的質量，檔案館應在外包單位中成立項目部，確定項目經理及主管，并按照規(guī)范和流程要求，將目標、要求、責任、操作細節(jié)層層分解到人。

　　2、落實管理制度及流程

　　數(shù)字化掃描重要的就是流程管理，這是項目實施方和檔案館方應該反復探討的事項。以紙質檔案為例，依據(jù)《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》的相關規(guī)定，按照崗位工作職責，完善流程設計，制訂相應的制度，實現(xiàn)全程管理、適時控制。檔案數(shù)字化共包括出庫、前處理、建目錄數(shù)據(jù)庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和成果驗收與移交、入庫等環(huán)節(jié)。

　　3、強化館方監(jiān)管

　　在項目外包并將大量數(shù)字化工作交給實施方，檔案館還需強化檔案化的監(jiān)管。外包公司負責項目的具體實施，館方在項目人員管理、現(xiàn)場管理、設備管理、安全管理、數(shù)字化加工項目管理以及數(shù)字化加工質量管理等方面進行各方面參與式管理。

　　把好驗收環(huán)節(jié)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)質量的提升

　　1、采用計算機校對

　　電子檔案檢測主要是對電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。每接收一批數(shù)據(jù)首先利用計算機軟件檢測數(shù)據(jù)的安全性，確保數(shù)據(jù)沒有病毒之后再檢測其他指標。完整性需利用人工與軟件結合方式開展，軟件檢測數(shù)據(jù)庫缺頁、缺項、字段長度、目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫匹配等情況，可用性可借助計算機軟件批量檢測，檢測掃描件、轉換件存儲格式以及是否損壞導致無法打開瀏覽。

　　2、結合人工校對

　　人工校對主要是針對計算機無法檢測的指標，例如目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫內容一致性問題、目錄數(shù)據(jù)庫字段內容著錄完整性問題等。同時，要重點突出條目著錄的檢查，尤其是涉民檔案條目的檢查，使條目內容更好地服務檔案利用需求。

　　3、抓好數(shù)據(jù)驗收關

　　數(shù)據(jù)驗收包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的準確性，抽檢比率不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像文件掛接錯誤，抽檢標記為“不合格”；目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完成、不清晰、有錯誤等質量問題，抽檢合格率不低于95%，予以通過