文件信息安全應(yīng)包括兩個(gè)基本要求：文件信息系統(tǒng)安全和文件信息內(nèi)容安全。一般的檔案信息系統(tǒng)安全、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全和(傳統(tǒng)狹義的)檔案信息安全都可以歸為檔案信息系統(tǒng)安全。信息系統(tǒng)安全的目標(biāo)是機(jī)密性、完整性、可用性、可控性、不可否認(rèn)性等。檔案信息內(nèi)容安全是指檔案信息內(nèi)容可能引起的社會(huì)安全。因此，檔案信息安全包括兩個(gè)基本方面：檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)和用戶信息保護(hù)。

選擇文件管理軟件應(yīng)遵循的原則1。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性文件管理軟件應(yīng)當(dāng)符合文件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息分類和關(guān)鍵詞標(biāo)引規(guī)則、排序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)等。

2.柔性、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是辯證統(tǒng)一的。國(guó)家、行業(yè)和地方標(biāo)準(zhǔn)之間存在一些差異。只有當(dāng)系統(tǒng)具有一定范圍的靈活性，包括靈活的實(shí)體分類、標(biāo)準(zhǔn)記錄和動(dòng)態(tài)記錄、靈活的報(bào)表設(shè)計(jì)和輸出，才能適應(yīng)各種標(biāo)準(zhǔn)。

在配置靈活性方面，應(yīng)該允許用戶選擇操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、架構(gòu)等。

3.可擴(kuò)展性隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，用戶會(huì)有新的需求，包括新的文件管理方式、更先進(jìn)的計(jì)算機(jī)架構(gòu)、更大的存儲(chǔ)需求等。文件管理軟件得要能夠輕松擴(kuò)展以滿足新的業(yè)務(wù)需求。

4.安全存儲(chǔ)的安全性：數(shù)據(jù)需要長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)，數(shù)量大，數(shù)據(jù)整理錄入成本巨大。系統(tǒng)得要提供各種存儲(chǔ)和備份方法，以確保數(shù)據(jù)的安全性；數(shù)據(jù)應(yīng)有相應(yīng)級(jí)別的安全管理措施，防止非法修改和刪除，保證數(shù)據(jù)的原創(chuàng)性。