《規(guī)則》根本的特點(diǎn)是以文件為整理單位，對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理。雖然手工管理時(shí)很難檢索和清點(diǎn)歸檔文件，但在信息管理日益普及的情況下，以文件為單位的整理方法是一致的“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”這一原則降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，使紙質(zhì)文件材料與電子文件的整理更加有效地聯(lián)系起來(lái)，對(duì)于提高檔案的完整性和完整性，促進(jìn)電子文件的管理具有重要意義。

　　一.整理原則

　　I.歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

　　機(jī)關(guān)文件.團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》.公文格式.行文規(guī)則.公文擬制.對(duì)公文處理作了明確規(guī)定和詳細(xì)要求，為各機(jī)關(guān)辦理公文提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合各機(jī)關(guān)在文件處理過(guò)程中長(zhǎng)期形成的習(xí)慣和做法，以及在辦公自動(dòng)化條件下形成電子文件的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。按照文件形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過(guò)程，可以大限度地減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提高文件整理的質(zhì)量。構(gòu)成《規(guī)則》中的組件.這一原則充分體現(xiàn)在文件排序等內(nèi)容上。比如機(jī)關(guān)機(jī)關(guān)收到文件時(shí)，它通常會(huì)簽收.登記后，粘貼收文處理單，再對(duì)收文進(jìn)行處理。在這種情況下，收文處理單和收文組成一個(gè)“件”，在收文處理單和收文排序中，自然是收文處理單在前，收文在后。機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，通常需要先起草稿件.填寫(xiě)稿紙，然后根據(jù)文件處理程序修改稿件，形成定稿，根據(jù)定稿打印.核發(fā)原件，完成發(fā)文過(guò)程。在這種情況下，定稿.發(fā)文稿紙.正本構(gòu)成一件，排列順序自然是正本在前，發(fā)稿紙和定稿在后。

　　在歸檔文件的整理中，必須保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在生成和處理過(guò)程中的來(lái)源.時(shí)間.內(nèi)容和其他方面形成的內(nèi)部相關(guān)性不僅記錄了文件和文件組件之間的相互關(guān)系，而且為文件記錄的完整性和有序性提供了保證。因此，在歸檔文件的整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不僅可以更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史外觀，而且便于未來(lái)的檢索和利用。在具體操作中，當(dāng)實(shí)體分類時(shí)，規(guī)則將根據(jù)不同的年份歸檔文件.不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成時(shí)的客觀規(guī)律相對(duì)集中，維護(hù)不同文件之間的有機(jī)聯(lián)系;在低級(jí)別類別中安排文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)時(shí)間與原因相結(jié)合，同一原因形成的文件排列在一起，從而充分反映文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　2.歸檔文件的整理應(yīng)區(qū)分不同的價(jià)值，便于存儲(chǔ)和使用

　　文件的價(jià)值取決于其內(nèi)容及其在機(jī)關(guān)工作中的作用.它決定了歷史在未來(lái)研究中的作用。就器官文件的價(jià)值而言，并非所有完成的文件和材料都需要整理和歸檔，也不是所有歸檔文件都需要永 久保存。這就要求在歸檔和整理過(guò)程中做好兩項(xiàng)工作：一是根據(jù)機(jī)關(guān)文件和材料歸檔范圍的規(guī)定區(qū)分歸檔和不歸檔文件;二是根據(jù)文件檔案保管期表的規(guī)定，區(qū)分文件的價(jià)值，劃定不同的保管期?！兑?guī)則》從分類入手，區(qū)分不同保管期的文件，為后續(xù)工作的有針對(duì)性的開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。

　　便于保管.方便使用是歸檔文件整理的重要目標(biāo)。保管方便，就是通過(guò)區(qū)分文件和材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，從而提高管理效率;方便使用是為了保持文件和材料之間的有機(jī)聯(lián)系，從而提高歸檔文件的完整率和準(zhǔn)確率。因此，保存和使用方便是基于遵循文件形成規(guī)律的.保持文件之間的有機(jī)連接.基于分不同價(jià)值的基礎(chǔ)上。同時(shí)，便于存儲(chǔ)和使用也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的標(biāo)準(zhǔn)?！兑?guī)則》在新形勢(shì)下合理運(yùn)用了這一原則。

　　3.歸檔文件的整合應(yīng)滿足文件一體化管理的要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理

　　這是《規(guī)則》修訂提出的全新整理原則。在信息條件下，歸檔文件的整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免兩種歸檔文件整理的基本原則.不同的基本方法和許多問(wèn)題9解決這個(gè)問(wèn)題的基本思想是實(shí)現(xiàn)信息條件下的文件集成管理，結(jié)合文件處理和檔案管理，充分利用數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文件工作和歸檔文件形成有序的整體，簡(jiǎn)化文件歸檔工作，提高工作效率。與傳統(tǒng)的立卷方法相比，按件整理文件和材料更適合文件的綜合管理要求，即紙質(zhì)文件和材料的整理可以與電子文件的整理統(tǒng)一，盡量用電子文件管理的思路和方法引導(dǎo)歸檔文件的整理，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn).統(tǒng)一整理.統(tǒng)一管理要求。文件一體化管理要求，應(yīng)避免在紙質(zhì)文件材料整理中采用一些手工管理方法來(lái)要求電子文件整理。例如，在實(shí)踐中，將電子文件整理成盒子的現(xiàn)象是一種機(jī)械復(fù)制紙質(zhì)文件和材料整理的方法。不僅增加分揀步驟和工作量是沒(méi)有意義的，而且增加檢索水平，影響檢索效率，這是不可取的。

　　從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，從使用計(jì)算機(jī)輔助管理紙質(zhì)歸檔文件到使用計(jì)算機(jī)管理電子文件是不可避免的趨勢(shì)。因此，調(diào)整歸檔文件的整理過(guò)程，使完成的文件可以直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)嘗試組織文件處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目的檢索項(xiàng)目，使歸檔工作更接近文件.銷售人員的實(shí)際工作，這是歸檔文件整理必須掌握的重要原則。歸檔文件的整理是否能滿足文件整合管理的要求，是否方便計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理，是歸檔文件整理順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展，在信息條件下順利推進(jìn)相關(guān)工作的關(guān)鍵。優(yōu)化規(guī)則修訂過(guò)程.統(tǒng)一的房間編號(hào)和博物館編號(hào).增加檔案編制等內(nèi)容是為了使檔案文件的整理能夠符合文件一體化的管理要求。

　　4.歸檔文件的整理應(yīng)確保紙質(zhì)文件和電子文件的整理、協(xié)調(diào)和統(tǒng)一

　　從目前的情況來(lái)看，紙質(zhì)文件和電子文件將長(zhǎng)期并行存在。在這種情況下，確保兩者的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一是歸檔文件整理中必須面對(duì)的問(wèn)題。為了實(shí)現(xiàn)兩者的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，我們必須首先規(guī)劃文件處理和檔案管理工作。在文件處理過(guò)程中，文件管理的部分要求繼續(xù)采用文件處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使兩者成為一個(gè)有機(jī)的整體，解決文件價(jià)值判斷的脫節(jié).文件和檔案管理信息不一致.電子文件元素?cái)?shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，以提高歸檔文件的整理效率。其次，我們應(yīng)該考慮歸檔文件分類的基本方法。在信息條件下，歸檔電子文件一般應(yīng)作為一個(gè)整理對(duì)象，首先在歸檔系統(tǒng)上完成電子文件的整理，然后相應(yīng)地整理紙質(zhì)歸檔文件，充分利用文件處理環(huán)節(jié)形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩(wěn)定性。

　　二.整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件的整理是指以文件為單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行分組.分類.排列.編號(hào).編目等。(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整(.裝訂.編頁(yè).裝盒.排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換.元數(shù)據(jù)收集.歸檔數(shù)據(jù)包組織.存儲(chǔ)等)，使過(guò)程有序。在這個(gè)過(guò)程中，組件.分類.排列.編號(hào).編目是紙質(zhì)歸檔文件和電子文件的一般排序過(guò)程，即歸檔文件的一般要求。此外，紙質(zhì)歸檔文件還包括修改.裝訂.編頁(yè).裝盒.排架等排序過(guò)程，電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換.元數(shù)據(jù)收集.歸檔數(shù)據(jù)包組織.存儲(chǔ)等整理流程。

　　三.雙套環(huán)境下歸檔文件整理模式

　　所謂雙套制是指紙質(zhì)文件和電子文件在文件歸檔后共存的歸檔系統(tǒng)，也稱為雙套歸檔。雙套制的實(shí)現(xiàn)可以是將具有重要作用和長(zhǎng)期檢查價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，也可以是利用率高的紙質(zhì)文件的數(shù)字化。雙套歸檔可以使同一文件的電子版本和紙質(zhì)版本存儲(chǔ)和可用。中共中央辦公廳.國(guó)務(wù)院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》〔2009〕第十六條，39號(hào))規(guī)定，“具有永 久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件應(yīng)同時(shí)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或微膠片”，體現(xiàn)了重要文件“雙套制”整理思想。

　　在機(jī)關(guān)檔案的實(shí)際工作中，應(yīng)在文件綜合管理的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮信息管理的優(yōu)勢(shì)，簡(jiǎn)化紙質(zhì)歸檔文件的整理方法，共享紙質(zhì)歸檔文件和歸檔文件的數(shù)字化副本.電子文件管理信息，采取切實(shí)可行的措施，確保紙質(zhì)歸檔文件和歸檔文件的數(shù)字化副本.連接電子文件，降低機(jī)關(guān)檔案雙套整理成本，提高檔案整理效率。

　　1.主要收集和整理紙質(zhì)歸檔文件的機(jī)關(guān)，應(yīng)按照以下模式進(jìn)行歸檔文件的整理。

　　(1)收到的電子文件應(yīng)打印成紙質(zhì)文件，連同收到的紙質(zhì)文件和本單位形成的紙質(zhì)文件一以紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)。

　　(2)紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)后，文件部門.業(yè)務(wù)部門人員應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。具有歸檔價(jià)值的文件應(yīng)直接確定保管期限，對(duì)文件進(jìn)行分類整理，并給出文件編號(hào)，完成紙質(zhì)文件的整理。

　　(3)收到的電子文件.將紙質(zhì)文件的數(shù)字化成果合并為電子文件，電子文件應(yīng)與完成的紙質(zhì)文件保存期相同.分類排列方法，并與紙質(zhì)檔案一體化管理相同的檔案。

　　2.以電子文件收集和整理為主的機(jī)關(guān)，應(yīng)按以下模式進(jìn)行歸檔文件整理。

　　1)收到的紙質(zhì)文件應(yīng)數(shù)字化形成數(shù)字化副本，以電子形式進(jìn)入辦公系統(tǒng)，連同接收到的電子文件和單位形成的電子文件進(jìn)行文件流通。

　　(2)電子文件.紙質(zhì)文件數(shù)字化副本流轉(zhuǎn)后，由文書(shū)部門辦理.業(yè)務(wù)部門人員應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，有檔案價(jià)值的文件應(yīng)直接確定保管期限，進(jìn)行分類整理，并給予檔案編號(hào)，完成電子文件的整理。

　　〈3)收到的紙質(zhì)歸檔文件.電子文件的印刷版合并整理成紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件的保存期應(yīng)與整理好的電子文件相同.分類排列方法，并與電子檔案一體化管理相同的檔案。